ERM, czyli Enterprise Risk Management to kompleksowe podejście do identyfikowania, oceny i zarządzania ryzykiem, które może wpłynąć na wszystkie aspekty działalności organizacji. Komitet Organizacji Sponsorujących Komisję Treadwaya (COSO) tak definiuje to pojęcie: „zarządzanie ryzykiem korporacyjnym jest realizowanym przez radę, kierownictwo lub inny personel przedsiębiorstwa, jest uwzględnionym w strategii i w całym przedsiębiorstwie procesem, którego celem jest identyfikacja potencjalnych zdarzeń, które mogą wywrzeć wpływ na przedsiębiorstwo, utrzymanie ryzyka w ustalonych granicach oraz rozsądne zapewnienie realizacji celów przedsiębiorstwa”.
Więcej o tym czym jest ERM przeczytasz w naszym artykule: Enterprise Risk Management – skuteczne i kompleksowe zarządzanie ryzykiem
Wszystko zaczyna się od rejestru ryzyka
Ważnym elementem ERM jest rejestr ryzyka – dzięki niemu organizacje mogą podejmować świadome decyzje, minimalizować wpływ ryzyk strategicznych, operacyjnych czy regulacyjnych oraz budować odporność na zmieniające się warunki. Rejestr ryzyka to nie tylko zestawienie potencjalnych zagrożeń – w przypadku standardów takich jak ISO 31000 czy ram COSO rejestr ryzyka stanowi fundament skutecznego zarządzania ryzykiem w organizacji. Jego rola nie ogranicza się jedynie do spełniania wymogów formalnych – jest to narzędzie, które umożliwia systematyczne gromadzenie, identyfikację, ocenę oraz monitorowanie informacji o zagrożeniach.
Co zawiera rejestr ryzyka i jak może on wyglądać?
Rejestr ryzyka to usystematyzowany dokument zawierający najważniejsze informacje o zagrożeniach w organizacji. W zależności od specyfiki firmy i branży może przyjmować różne formy – od prostych arkuszy kalkulacyjnych po zaawansowane systemy informatyczne. Niezależnie od formy musi jednak spełniać podstawowe kryteria – być kompletny, przejrzysty i uporządkowany.
Typowy rejestr ryzyka obejmuje następujące elementy:
- identyfikator i opis ryzyka – ryzyko powinno być oznaczone unikatowym numerem lub kodem, a także powinno mieć szczegóły opis, który jasno wskazuje na czym ono polega,
- Typ ryzyka – to informacja o kategorii danego ryzyko (np. zewnętrzne, wewnętrzne, technologiczne, finansowe),
- prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka – ocena w skali liczbowej (np. 1-5) lub opisowej (np. niskie, średnie, wysokie),
- potencjalny wpływ ryzyka – czyli analiza skutków, jakie może wywołać dane ryzyko,
- priorytet ryzyka – wyznaczony na podstawie prawdopodobieństwa wystąpienia oraz wpływu,
- właściciel ryzyka – osoba lub zespół odpowiedzialny za monitorowanie i reagowanie,
- plan działania (reakcje na ryzyko) – odpowiednio dobrana strategia zarządzania ryzykiem, np.: unikanie, minimalizacja, przeniesienie czy akceptacja,
- status ryzyka – aktualny stan ryzyka, np. otwarte, zamknięte czy w trakcie monitorowania.
Powyższe dane można uzupełnić jeszcze o dodatkowe elementy, takie jak data wykrycia ryzyka, szacunkowe koszty związane z przeciwdziałaniem lub zarządzaniem ryzykiem, harmonogram działań, różnego rodzaju notatki, komentarze czy dodatkowe informacje, a także historia wcześniejszych działań lub podjętych decyzji dotyczących danego zagrożenia.
Rejestr ryzyka to dokument wiecznie żywy
Wiele firm popełnia błąd traktując stworzenie rejestru ryzyka jako jednorazowe działanie. W rzeczywistości jest to dokument, który powinien być stale monitorowany i aktualizowany – nowe zagrożenia mogą pojawiać się wraz ze zmianami rynkowymi, regulacyjnymi czy technologicznymi! Taka postawa pozwoli organizacji odpowiednio się przygotować i zareagować na zmieniające się warunki, czyli lepiej zarządzać potencjalnymi zagrożeniami.
Czym różni się rejestr ryzyka od planu zarządzania ryzykiem?
Chociaż rejestr ryzyka i plan zarządzania ryzykiem mogą być często mylone, pełnią one jednak różne funkcje.
Rejestr ryzyka to szczegółowa baza danych ryzyk, zawierająca ich identyfikację, analizę i aktualny status.
Natomiast plan zarządzania ryzykiem to strategia organizacji dotycząca podejścia do zarządzania ryzykami, określająca m.in. role i obowiązki, a także narzędzia i metody, które zostaną wykorzystane do reagowania na zagrożenia.
Mówiąc prościej – rejestr ryzyka to praktyczne narzędzie operacyjne, a plan zarządzania ryzykiem to wytyczne, jak postępować z zagrożeniami w organizacji. Oba dokumenty powinny ze sobą współgrać, zapewniając kompleksowe podejście do zarządzania ryzykiem.
Zalety wdrożenia rejestru ryzyka
Identyfikacja i uporządkowanie ryzyk
Rejestr ryzyka pozwala na systematyczne identyfikowanie każdego potencjalnego zagrożenia, które może wpłynąć na projekt. Wszystkie zagrożenia są zebrane w jednym miejscu, opisane w jasny sposób, co ułatwia ich analizę i zapobiega sytuacjom, w których ryzyko może zostać niezauważone lub zbagatelizowane. Każde ryzyko ma również unikalny identyfikator, co pozwala na jego łatwe monitorowanie.
Ułatwienie podejmowania decyzji
Świadome decyzje biznesowe wymagają rzetelnych danych – rejestr dostarcza osobom decyzyjnym szczegółowych informacji, na podstawie których mogą wybrać najlepszą strategię działania, a także szybko zareagować na zmiany. Taki katalog zagrożeń, w postaci rejestru ryzyka, umożliwia również ich priorytetyzację w zależności od ich prawdopodobieństwa czy potencjalnego wpływu na działalność organizację.
Zwiększenie przejrzystości i komunikacji w zespole
Jasna dokumentacja ryzyk sprawia, że wszyscy członkowie organizacji mają dostęp do najbardziej aktualnych informacji i mogą skuteczniej współpracować. Co więcej, rejestr wyraźnie wskazuje, kto jest odpowiedzialny za zarządzanie konkretnymi ryzykami, eliminując chaos czy nieporozumienia, a jego regularne przeglądy wspierają transparentność i pozwalają na dzielenie się postępami w ramach organizacji.
Wsparcie w monitorowaniu i śledzeniu ryzyk
Regularnie aktualizowany rejestr umożliwia bieżące śledzenie statusu (tj. otwarte, zamknięte, w trakcie monitorowania) oraz skuteczności wdrożonych działań mitygujących czy korygujących. Pomaga to w szybkim identyfikowaniu obszarów wymagających dodatkowej interwencji, modyfikacji prowadzonych działań lub wręcz zmiany strategii zarządzania danym ryzykiem.
Ułatwienie raportowania ryzyk interesariuszom
Szczególnie te organizacje, które działają w sektorach regulowanych, muszą często raportować ryzyka zarówno wewnętrznie (do zarządu, audytorów), jak i zewnętrznie (do regulatorów czy inwestorów). Rejestr ryzyka dostarcza uporządkowanych danych, które ułatwiają przygotowywanie raportów i zapewniają ich zgodność z wymaganiami. Taka prezentacja najważniejszych zagrożeń oraz podejmowanych w stosunku do nich działań buduje zaufanie wśród wszystkich interesariuszy, a także może stanowić podstawę do negocjacji, np. z inwestorami, którzy chcą poznać potencjalne ryzyka finansowe.
Wspieranie zgodności z normami i standardami
Wiele branż podlega normom i regulacjom, takim ISO 31000, COSO ERM, DORA czy GDPOR, które wymagają systematycznego zarządzania ryzykiem. Posiadanie dobrze prowadzonego rejestru ryzyk pomaga w spełnieniu tych wymagań i pozwala uniknąć konsekwencji związanych z niezgodnością, jak kary czy sankcje w przypadku kontroli zgodności z regulacjami prawnymi.
Podsumowanie
Rejestr ryzyka to narzędzie, bez którego nie powinna funkcjonować żadna organizacja, która poważnie chce zarządzać zagrożeniami oraz budować odporność operacyjną. Jego wdrożenie pozwala nie tylko na identyfikację i monitorowanie ryzyk, ale również na świadome podejmowanie decyzji w oparciu o dane i na poprawę komunikacji wewnętrznej. Współczesne firmy powinny traktować go jako narzędzie strategiczne, którego posiadanie jest nie tylko wskazane, ale wręcz niezbędne.
