Profil firmy
Origen Financial Services powstało w marcu 2005 roku, po przejęciu przez Aegon pięciu wiodących firm z branży usług finansowych.
Firmy, które zostały połączone, aby stworzyć Origen, mają prawie 130 lat doświadczenia w doradztwie finansowym w Wielkiej Brytanii.
Obecnie Origen Financial Services jest jednym z największych doradców finansowych w Wielkiej Brytanii, zatrudniającym ponad 240 pracowników, którzy obsługują klientów prywatnych, małe i średnie przedsiębiorstwa, a także największe organizacje w kraju.
Branża: Usługi finansowe
Region: Wielka Brytania
Rozwiązanie: AdaptiveGRC Enterprise Risk Manager (ERM)
Wyzwania
Jako spółka zależna dużej organizacji, Origen Financial Services jest zobowiązana dostosować swoje procesy zarządzania ryzykiem do ogólnych standardów korporacji, równocześnie uwzględniając własne potrzeby operacyjne.
Do tej pory wiązało się to z koniecznością:
- korzystania z rozwiązań, które tylko częściowo spełniały potrzeby firmy, co wymagało dużych nakładów pracy poza systemem, lub
- operowania na licznych arkuszach kalkulacyjnych, co z kolei wiązało się z wyzwaniami w zakresie przepływu informacji, problemami z regularnymi aktualizacjami oraz pojawianiu się różnych wersji tych samych plików wewnątrz organizacji.
Brak narzędzia do łatwej współpracy przy zarządzaniu ryzykiem oznaczał również, że śledzenie postępów realizacji działań wymagało ogromnych nakładów pracy. Porównanie, kompilacja i zestawianie danych były bardzo czasochłonne i stały się głównym zadaniem zespołu ds. ryzyka. To skutkowało brakiem lub niewielką ilością czasu na analizę danych pod kątem trendów, wzorców i optymalizacji działań związanych z postępowaniem z ryzykami.
Rozwiązanie
Origen Financial Services wybrało AdaptiveGRC ERM jako narzędzie zapewniające zgodność z korporacyjnymi standardami oraz wspierające zarządzanie ryzykiem. Moduł został skonfigurowany i dostosowany do wymagań organizacji, dzięki czemu zautomatyzował większość zadań, poprawił dokładność rejestrów ryzyka oraz zwiększył świadomość ryzyka w firmie.
Efekty wdrożenia
Co zyskało Origen Financial Services dzięki wdrożeniu AdaptiveGRC?
- Większą efektywność pracy – arkusze kalkulacyjne zostały wyeliminowane, a codzienna praca została zautomatyzowana i usprawniona
- Ograniczenie możliwości popełnienia błędów – wszyscy pracownicy korzystają z jednego źródła prawdy, czyli centralnej bazy danych (zamiast wielu arkuszy w różnych lokalizacjach), co pozwala uniknąć rozbieżności.
- Możliwość skupienia się zespołu ds. ryzyka zarówno na analizie danych, jak i nadzorowaniu wszystkich procesów.
- Bardziej szczegółowe raportowanie i analizę danych, bez potrzeby zbierania informacji z różnych plików.
- Lepsze zarządzanie i widoczność kluczowych ryzyk operacyjnych.
Dzięki zastosowaniu rozwiązania AdaptiveGRC, zespół klienta może teraz analizować ryzyka według różnych kategorii: działu, właściciela, rodzaju ryzyka, regulacji czy statusu ryzyka. W przeszłości proces ten był czasochłonny i opierał się na różnych, często nieaktualnych, arkuszach kalkulacyjnych.
Zarządzanie wszystkimi ryzykami w jednym elastycznym i zsynchronizowanym systemie, umożliwiło organizacji lepsze zrozumienie i ocenę parametrów pomiaru ryzyka, a rozszerzenie całej metodologii możliwe było dzięki wdrożeniu nowej kategorii pomiaru ryzyka – Risk Manageability.
AdaptiveGRC ma również unikalną funkcję konsultacji ryzyk, która umożliwia pracownikom, również tym spoza dedykowanego zespołu, proponowanie zarówno zmian w zakresie ryzyk, jak i odpowiednich środków zapobiegawczych, przy jednoczesnym zachowaniu odpowiedzialności właścicieli tych ryzyk.
Takie podejście znacznie zwiększyło szybkość opracowywania i analizy ryzyka. Każdy element powiązany z ryzykiem (działania, środki zaradcze i inne) jest teraz śledzony bardziej efektywnie, a system generuje automatyczne powiadomienia, np. jeśli działania opóźniają się względem harmonogramu, lub spełniają inne określone kryteria powiadamiania.
Co więcej, informacje zawarte w tym module są wartościowym punktem wyjścia dla kolejnych rozwiązań i funkcji oferowanych przez AdaptiveGRC, takich jak moduł do zarządzania dostawcami.
