Rosnąca liczba incydentów, presja regulacyjna i rozproszone dane sprawiają, że zarządzanie ryzykiem staje się coraz trudniejsze. Z rozmów z klientami jasno wynika, że organizacje potrzebują systemów GRC, które porządkują informacje, dopasowują się do realnych procesów i wspierają pracę ciągłą, a nie jednorazowe projekty. Kluczowe są elastyczność, spójne raportowanie i szybki start. Przeczytak czego naprawdę oczekują organizacje od nowoczesnych narzędzi GRC – z perspektywy codziennej praktyki, a nie teorii.
W obszarze bezpieczeństwa informacyjnego organizacje działają dziś pod podwójną presją: regulacyjną i wynikającą z realnych incydentów. Z jednej strony rosną wymagania idące za NIS2, ustawy o Krajowym Systemie Cyberbezpieczeństwa (KSC), standardów ISO i regulacji sektorowych. Z drugiej skala faktycznych zagrożeń coraz częściej wpływa na ciągłość działania. W takim otoczeniu zarządzanie ryzykiem, cyberbezpieczeństwem i BCM nie może być traktowane jako zadanie „na audyt”, lecz jako codzienna praca wymagająca stałości i spójności.
Rosnąca liczba obowiązków wynikających z regulacji takich jak NIS2, ustawa o KSC czy standardy ISO 27001 i ISO 22301 sprawia, że organizacje muszą coraz dokładniej dokumentować procesy, kontrolować ryzyka i wykazywać zgodność z coraz większą liczbą różnego rodzaju regulacji. W wielu branżach te wymogi stały się nie tylko normą, ale realnym warunkiem prowadzenia działalności i udziału w przetargach.
Drugą osią presji są rzeczywiste zagrożenia, których tempo i skala rośnie z roku na rok. Według ENISA w okresie od lipca 2024 do czerwca 2025 w Unii Europejskiej odnotowano 4 875 incydentów cyberbezpieczeństwa
Polska jest szczególnie narażona: w pierwszej połowie 2025 roku zajęła 1. miejsce na świecie pod względem liczby wykrytych ataków ransomware, odpowiadając za 6% globalnych detekcji.
Na naszym rodzimym podwórku skala zagrożeń jest ogromna: CERT Polska w 2024 roku otrzymał ponad 600 000 zgłoszeń dotyczących potencjalnych cyberzagrożeń, z czego 103 449 przypadków zostało zaklasyfikowanych jako realne incydenty bezpieczeństwa obsługiwane przez CSIRT NASK.
Co mówią firmy: praktyczne sygnały i wyzwania z codziennej pracy
Praktycznie codziennie rozmawiamy z osobami, które w swoich organizacjach odpowiadają za ryzyko, bezpieczeństwo informacji, zgodność i ciągłość działania. Z tych rozmów dobrze widać, jak wygląda praca „od środka” i gdzie pojawiają się realne bariery. Niezależnie od branży powtarzają się te same tematy.
Pierwszym z nich jest rozproszenie informacji. Ryzyko stało się obszarem, w którym spotykają się różne perspektywy: audyt, compliance, cyberbezpieczeństwo, IT i operacje. Każdy z tych zespołów patrzy na te same zdarzenia inaczej, ale dane są często porozrzucane po arkuszach, formularzach i w lokalnych narzędziach. W praktyce w skrajnych przypadkach prowadzi to do kilku równoległych wersji tego samego rejestru i braku jednego, wspólnego obrazu sytuacji.
Drugie wyzwanie to skala. W wielu organizacjach aktywnych ryzyk jest kilkadziesiąt lub kilkaset często podzielonych na różne kategorie, a zespoły muszą je koordynować przy ograniczonych zasobach i w bardzo różnej strukturze procesów. Im większa organizacja, tym większy problem z utrzymaniem spójności danych i sposobu pracy między działami.
Kolejny obszar to raportowanie. Różni odbiorcy potrzebują innych informacji: operacje szczegółów, a zarząd podsumowania, co przy rozproszonych danych oznacza dużą ilość ręcznej pracy i brak jednej narracji o stanie ryzyk i kontroli.
W rozmowach coraz częściej pojawia się też temat szans. Organizacje chcą śledzić nie tylko zagrożenia, ale również inicjatywy, które mogą przynieść wartość. W praktyce oznacza to dodatkową warstwę danych, którą trzeba łączyć z istniejącymi procesami.
Do tego dochodzi presja czasu – zespoły równolegle przygotowują się do NIS2, zmian wynikających z ustawy o KSC i aktualizacji standardów ISO, a jednocześnie prowadzą bieżącą działalność. W takim otoczeniu trudno znaleźć przestrzeń na porządkowanie procesów czy przebudowę sposobu pracy.
W grupach kapitałowych wyzwania są jeszcze bardziej widoczne, bo każda spółka działa trochę inaczej: mają różne procesy, różne podejścia do ryzyka i różny poziom dojrzałości. Bez wspólnego sposobu pracy trudno zbudować spójny obraz sytuacji dla całej grupy, w której często dodatkowym wyzwaniem jest prowadzenie procesów związanych z BCM. Zdarza się, że ryzyko utworzone w Spółce A danej grupy kapitałowej, jest procesowane i monitorowane w spółce B. Tym również należy zarządzić w odpowiedni sposób i monitorować, zwłaszcza w sytuacji, w której zmieniają się właściciele danego ryzyka.
Czego firmy realnie oczekują od systemów GRC
Rozmowy o wyzwaniach bardzo szybko przechodzą w rozmowy o tym, co i jak powinno działać inaczej. Firmy nie oczekują „wszystkiego naraz”, tylko kilku elementów, które pozwolą im sprawniej pracować i uniknąć powtarzających się problemów.
Pierwszym oczekiwaniem jest jedno miejsce pracy. Skoro dane o ryzykach, kontrolach, incydentach i działaniach są dziś rozproszone, narzędzie GRC ma je porządkować i łączyć. Chodzi o to, żeby każdy dział pracował na tych samych danych i informacjach (tzw. jedno źródło prawdy), a nie na własnej wersji rejestru.
Ryzyka różnią się kategoriami i stopniem szczegółowości, dlatego zespoły potrzebują takiego rejestru, który można elastycznie zaadaptować do ich stylu działania – nie w sensie zupełnej dowolności, ale jako rozsądną elastyczność, która ułatwia pracę, nie komplikuje jej i jednocześnie dba o jakość danych.
O elastyczności systemu AdaptiveGRC dowiesz się więcej z artykułu: Adaptive w GRC – słowo klucz, które robi różnicę
Kolejne oczekiwanie dotyczy raportowania – organizacje wymagają, żeby raporty dla działów operacyjnych oraz dla zarządu wynikały z tych samych danych, bez ręcznego przenoszenia informacji. Ważny jest również możliwość zapewnia różnych poziomów dostępności widoków i danych, ale dostępnych z jednego systemu. To sprawia, że każdy pracuje na tych samych, aktualnych informacjach.
Dużo mówi się również o ciągłości pracy nad ryzykiem. Firmy nie chcą systemu, który tworzy listę ryzyk tylko raz w roku. Potrzebują narzędzia, które pozwala prowadzić działania, śledzić terminy, aktualizować statusy i oceniać skuteczność na bieżąco, czyli traktować ryzyko jako proces, a nie jednorazowy projekt.
W wielu przypadkach konieczne są także integracje z innymi systemami. Dane o incydentach, zasobach, procesach czy kontrolach często żyją już w innych, wdrożonych narzędziach, więc system GRC musi móc je pobierać i aktualizować. To ogranicza ręczną pracę i minimalizuje błędy wynikające z przenoszenia danych.
W organizacjach działających w strukturze holdingowej czy grupy kapitałowej ważna jest też spójność na poziomie całej grupy. System powinien pozwalać pracować lokalnie, zgodnie z realnym poziomem dojrzałości każdej spółki, ale raportować według wspólnego standardu i zapewniać wgląd w dane w ramach całej grupy – oczywiście w ramach posiadanych uprawnień.
Ostatnim, ale bardzo częstym oczekiwaniem jest szybki start. Większość zespołów i firm nie ma czasu na długie procesy wdrożenia, dlatego narzędzie musi być użyteczne praktycznie od pierwszego dnia, a dopiero później rozwijane wraz z potrzebami organizacji.
Samo narzędzie GRC to nie wszystko
Poza samym systemem klienci coraz częściej poszukują partnera, a nie wyłącznie dostawcy technologii – kogoś, kto nie ogranicza się do jednorazowego wdrożenia, lecz rozumie specyfikę i realia codziennej pracy zespołów zarządzania ryzykiem, audytu czy zgodności. Poza samymi funkcjonalnościami ważna jest również wiedza i doświadczenie ekspertów branżowych, którzy potrafią przełożyć wymagania regulacyjne i procesowe na praktyczne rozwiązania.
Nie bez znaczenia jest również odpowiedzialne podejście do rozwoju platformy – planowane długofalowo, a jednocześnie na tyle elastyczne, by reagować na dynamiczne zmiany rynkowe i regulacyjne.
Dobry system GRC powinien przede wszystkim wspierać codzienną pracę, zapewniać spójność danych i pozwalać na stopniowy rozwój procesu.
Checklista dobrego systemu GRC
Jedno źródło informacji
System powinien gromadzić wszystkie dane o ryzykach, kontrolach, incydentach i działaniach w jednym miejscu. Dzięki temu zespoły nie tworzą kilku wersji tego samego rejestru i nie muszą sprawdzać, gdzie są „prawdziwe” dane.
Elastyczna struktura ryzyk i kontroli
Różne obszary potrzebują różnych danych, dlatego system powinien pozwalać dopasować kategorie, pola i poziom szczegółowości do sposobu pracy organizacji. Elastyczność ma pomagać, a nie tworzyć dodatkowej złożoności.
Praca ciągła, a nie projektowa
Narzędzie powinno umożliwiać regularne aktualizacje, śledzenie działań, terminów i statusów, tak aby ryzyko było zarządzane na bieżąco, a nie tylko pod audyt raz w roku.
Integracje z innymi systemami
Narzędzie GRC powinno pobierać dane z już wdrożonych w organizacji platform i systemów: rejestrów incydentów, zasobów, procesów czy kontroli. Dzięki temu ogranicza ręczną pracę i minimalizuje błędy, które powstają przy przepisywaniu informacji.
Raportowanie
Wdrożony system musi pozwalać na łatwy dostęp do danych i możliwość odpowiedniego dostosowania raportowania według grupy odbiorców – czy to złożony raport dla biznesu, czy może bardziej ogólny widok dla zarządu. Powinien też móc integrować się z narzędziami służącymi do wizualizacji danych takimi jak PowerBI czy Tableau.
Szybki start
System musi być gotowy do pracy niemal od razu, a bardziej zaawansowane funkcje powinny dać się włączyć wtedy, kiedy organizacja jest na to gotowa.
Praca lokalna i spójność na poziomie grupy
W grupach kapitałowych każda spółka pracuje inaczej. Narzędzie powinno umożliwiać dostosowanie lokalnej pracy do potrzeb danego zespołu, ale jednocześnie zapewniać wspólne standardy i raportowanie na poziomie całej grupy.
Podsumowanie
Wnioski opisane w tym artykule nie są teoretycznym zestawieniem „dobrych praktyk”. To efekt setek rozmów z klientami z różnych branż oraz lat doświadczeń we współpracy z zespołami odpowiedzialnymi za zarządzanie ryzykiem, bezpieczeństwo informacji, zgodność, audyt i ciągłość działania. To właśnie z tych rozmów, prowadzonych na etapie wdrożeń, rozwoju systemu i codziennej pracy operacyjnej, wyłania się realny obraz wyzwań, z jakimi mierzą się organizacje.
Te obserwacje bezpośrednio wpływają na sposób, w jaki rozwijamy AdaptiveGRC. Na ich podstawie planujemy roadmapę produktu, podejmujemy decyzje o kolejnych funkcjonalnościach i dbamy o to, aby system odpowiadał na faktyczne potrzeby użytkowników, a nie wyłącznie na założenia projektowe. Zależy nam, aby narzędzie rosło razem z organizacjami i wspierało je zarówno na etapie szybkiego startu, jak i w miarę wzrostu skali, dojrzałości procesów oraz presji regulacyjnej.
Jeśli chcesz zobaczyć, jak te założenia przekładają się na praktyczne działanie systemu i w jaki sposób AdaptiveGRC może wesprzeć Twoją organizację w codziennej pracy z ryzykiem, zgodnością i bezpieczeństwem – umów się na demo. Podczas spotkania pokażemy, jak system można dopasować do realnych procesów i wyzwań Twojego zespołu.
