Firmy potrzebują partnerów i rozwiązań, aby usprawnić swoje procesy, być bardziej konkurencyjnymi i efektywnymi, oraz pozwolić im skupić się na kluczowych działaniach.
Dostawcy, podwykonawcy i strony trzecie są stałym elementem biznesu, ale te relacje muszą być skutecznie prowadzone, szczególnie w celu zarządzania wszelkimi związanymi z nimi ryzykami.
Najlepszym sposobem na to jest wykorzystanie zasad z istniejących metodyk zarządzania ryzykiem dostawców. Najprostszym narzędziem zarządzania ryzykiem dostawcy jest aktualna i wiarygodna lista dostawców, która jest wykorzystywana w kluczowych decyzjach.
8 kroków do wdrożenia zarządzania ryzykiem dostawcy w Twojej organizacji
Krok 1: Utwórz listę dostawców
Jest to prosta procedura, ale ważne jest, aby zawrzeć na niej wszystkich swoich dostawców. Uporządkuj ich w tabeli z nazwami firm, adresami, nazwiskami i adresami e-mail kluczowych kontaktów. Ważne jest, aby przyjąć standardowy format.
Krok 2: Sporządź listę usług, z których korzystasz
Jakich usług zewnętrznych używa Twoja firma? Lista powinna zawierać każdą usługę, którą Twoja organizacja otrzymuje od stron trzecich. Następnie ocen ważność usług dla Twojej organizacji. Zalecamy użycie skali numerycznej lub zestawu deskryptorów jakościowych dla tej oceny.
Krok 3: Połącz dostawców z usługami
Połącz dostawców z usługami, które świadczą. Te połączenia pozwolą Ci zidentyfikować dostawców, którzy wymagają szczególnej uwagi – na przykład tych, którzy dostarczają kluczowe usługi, mają dostęp do danych poufnych. Weź pod uwagę, że jeden dostawca może świadczyć wiele usług. Możesz znaleźć dostawcę bez przypisanych usług lub niektóre usługi bez przypisanych dostawców.
Jeśli tak, nasuwają się pytania:
- Czy Twoja lista dostawców jest kompletna?
- Czy Twoja lista usług jest kompletna?
- Czy Twoja organizacja potrzebuje dostawców, do których nie przypisano usług?
Krok 4: Zidentyfikuj, którzy dostawcy będą podlegali pod proces profilowania ryzyka dostawcy
Dostawcy, którzy stanowią minimalne ryzyko, nie muszą podlegać pod proces profilowania ryzyka dostawcy.
Profile ryzyka utworzone dla wszystkich innych dostawców pozwolą Ci jasno zobaczyć, jak krytyczne dla Ciebie są ich usługi i produkty dla Twojej firmy. To da Ci cenną perspektywę relacji i określi, jakiego rodzaju dostępu (fizycznego, IT, danych) udzielić każdemu dostawcy.
Krok 5: Stwórz listę wykonanych profili ryzyka dostawcy
Dla każdego dostawcy, który potrzebuje profilu ryzyka, użyj dwóch kryteriów do jego oceny:
- Jakie ryzyka przedstawia dostawca? Spójrz na jego dojrzałość organizacyjną, codzienne operacje biznesowe, reputacje i status finansowy.
- Jakie poziom krytyczności dla organizacji przedstawia usługa, którą świadczy? Spójrz na jakość świadczonej przez niego usługę oraz istotnośćtej usługi dla sukcesu Twoej organizacji.
Następujące kryteria oceny ryzyka mogą być pomocne w budowaniu profili yyzyka. Możesz użyć wiedzy dostępnej w Twojej organizacji i wzbogacić dane dodatkowymi źródłami zewnętrznymi.
Ryzyka usług:
- Zgodność (compliane) i ryzyka regulacyjne związane z usługą
- Wpływ na klienta i finanse
- Poziom krytyczności usługi dostarczanej przez dostawcę dla Twojej organizacji
- Rodzaj przetwarzanych danych finansowych
- Rodzaj danych osobowych i wrażliwych
- Dojrzałość świadczonej usługi
Ryzyka podmiotu:
- Dojrzałość organizacji
- Lokalizacja dostawcy
- Znane incydenty bezpieczeństwa
- Rozmiar firmy
- Stan finansowy
- Historia współpracy
Ważne jest, aby zrozumieć, że profile ryzyka utworzone dla dostawcyów mogą się zmieniać z czasem. To nie jest jednorazowa aktywność. Jest to proces ciągły, który powinien być powtarzany co najmniej raz w roku.
Krok 6: Oceń ryzyka i zrozum, którzy dostawcy spełniają Twoje standardy
Powinieneś poprosić wszystkich swoich dostawców o przeprowadzenie samooceny. Możesz stworzyć prosty szablon kwestionariusza oceny ryzyka, używając arkusza kalkulacyjnego lub dedykowanego systemu ankiet online. Pamiętaj, że przetwarzasz wrażliwe dane, więc upewnij się, że kwestionariusze są bezpieczne.
Krok 7: Zarządzaj ustaleniami i ustanów działania korygujące
Gdy niezbędne informacje zostaną zebrane, nadszedł czas na przeprowadzenie procesu oceny i określenie wymaganych działań korygujących. Przypisz działania korygujące odpowiednim osobom. Zauważ, że działania korygujące mogą dotyczyć zarówno Twojej organizacji, jak i poszczególnych dostawców.
Krok 8: Wdroż proces w swojej organizacji
Ustal macierz prawdopodobieństwa i wpływu, która łączy prawdopodobieństwo każdego ryzyka z poziomem wpływu na Twoją organizację. Upewnij się, że tworzysz harmonogram regularnych przeglądów i aktualizacji macierzy. Jest to ważny krok, aby śledzić, zarządzać i reagować na ryzyka w odpowiedni sposób, na bieżąco.
Zarządzanie ryzykiem przedsiębiorstwa wymaga systematycznego i dobrze zorganizowanego podejścia do pracy z dostawcami. Wraz ze wzrostem złożoności środowiska biznesowego i dynamicznej gospodarki, zarządzanie ryzykiem dostawców może być wymagającym wyzwaniem. Użycie dedykowanego narzędzia do zarządzania ryzykiem jak najlepiej dostosowanego dla procesów GRC dla Twojej organizacji może być kluczowe dla skuteczności procesu zarządzania dostawcami. Jest to szczególnie ważne dla każdej organizacji wdrażającej zintegrowane podejście do zarządzania ryzykiem.
