Osiem kroków do efektywnego programu zarządzania dostawcami w Twojej firmie.
W zeszłym roku w grudniu (brzmi jakby to było dawno temu) miałem przyjemność opublikować mój pierwszy post na Medium. Jego celem było podkreślenie znaczenia odpowiedniego zarządzania wyborem dostawców oraz przedstawienie konsekwencji, które mogą wystąpić, gdy bagatelizuje się ryzyko związane z nieprawidłowym podejściem do tego procesu. Zapraszam do zapoznania się z nim tutaj.
Tym razem skupiłem się na bardziej praktycznym podejściu i, kontynuując wątek, chciałbym podzielić się z Wami kilkoma wskazówkami, jak budować efektywne i długoterminowe procesy zarządzania ryzykiem.
Tak, wybór dostawcy to proces. Może być zarządzany, wdrożony krok po kroku i prowadzony tak długo, jak chcesz unikać ryzyka dokonania złego wyboru podwykonawców. Ustanowienie programu zarządzania dostawcami w Twojej firmie wymaga 8 kroków. Miałem okazję przedstawić to podejście w zeszłym roku na konferencji ISACA ( Information Systems Audit and Control Association) zorganizowanej z okazji 50. rocznicy tej organizacji.
Krok 1: Utwórz i skonsoliduj listę dostawców
Tak, to takie proste. Wymień ich wszystkich, utwórz tabelę z ich nazwami, adresami, nazwiskami Twoich kontaktów tam oraz ich e-mailami. Czasami ta aktywność byłaby łatwiejsza do realizacji jako część projektu konsolidacji dostawców. Przydatne jest również ujednolicenie tych informacji.
Krok 2: Utwórz listę usług, które uważasz za istotne dla Twojej organizacji
Jakich usług potrzebuje Twoja organizacja? Pomyśl o wszystkich i utwórz listę. Ta lista powinna zawierać każdą usługę, którą organizacja otrzymuje od stron trzecich. Każdej usłudze należy przypisać ocenę jej istotności, która wskazuje na wagę usługi dla działania przedsiębiorstwa. Zaleca się używanie skończonej skali numerycznej lub zestawu deskryptorów jakości dla tej oceny.
Przykładowa lista usług:
- Usługi księgowe
- Usługi prawne
- Usługi systemów IT
- Wsparcie zasobów ludzkich
- Usługi sprzątania biura
- Usługi hostingu aplikacji
- Przetwarzanie danych
- Analiza dużych zbiorów danych
- Fizyczne zabezpieczenie i kontrola dostępu do budynków
Teraz prawdopodobnie domyślasz się, jaki jest następny krok.
Krok 3: Znajdź relacje między dostawcami a usługami
Tak. Połącz tabele! Po prostu przypisz dostawców z listy dostawców do usług, których potrzebuje Twoja firma i znajdź połączenia. Takie połączenia pozwalają organizacji zidentyfikować dostawców wymagających szczególnej uwagi (np. tych, którzy przetwarzają dane przedsiębiorstwa, w tym dane osobowe, lub hostują systemy IT przedsiębiorstwa).
Dostawca może oferować wiele usług. Czasami proces łączenia ujawnia, że niektórzy dostawcy nie mają przypisanych usług lub niektóre usługi nie mają przypisanych dostawców. Jeśli tak się stanie, organizacja powinna odpowiedzieć na następujące pytania i rozwiązać wszelkie problemy:
Czy lista dostawców jest kompletna? Czy lista usług jest kompletna? Dlaczego przedsiębiorstwo potrzebuje dostawcy, który nie dostarcza wartości (brak przypisanych usług)?
Krok 4: Zweryfikuj potrzebę tworzenia profili ryzyka dostawców
Tworzenie profilu ryzyka dla każdego dostawcy pozwoli Ci zrozumieć, jak istotne są ich usługi i/lub produkty dla Twojej organizacji. Pozwala to również lepiej przyjrzeć się relacjom i zdefiniować, jakiego rodzaju dostępu (fizycznego, IT, danych) udzielić dostawcy.
Kryteria filtrowania używane w profilach powinny być ujednolicone w organizacji. Nie może być od tego wyjątków.
Krok 5: Utwórz Profil Ryzyka Dostawcy
Przedsiębiorstwo ocenia każdą stronę trzecią pod względem dwóch aspektów:
- Aspekt 1 — Ryzyko związane z dojrzałością organizacyjną strony trzeciej jako wynik prowadzenia jej codziennej działalności biznesowej.
- Aspekt 2 — Ryzyko związane z usługami świadczonymi dla przedsiębiorstwa przez stronę trzecią.
Zaleca się uwzględnienie poniższych kryteriów ryzyka, aby zbudować profil. Musisz wykorzystać wiedzę dostępną w Twojej organizacji (to konieczność). Możesz wzbogacić dane o dodatkowe źródła informacji (takie jak Dun & Bradstreer Bisnode itp.)
Ryzyka usług:
- Wymagania zgodności (compliance) i ryzyka regulacyjne związane z usługą
- Wpływ na klienta i finanse
- Poziom krytyczności usługi dostarczanej przez dostawcę dla naszej firmy
- Przetwarzane transakcje finansowe
- Dostęp do danych osobowych i wrażliwych?
- Dojrzałość usługi?
Ryzyka podmiotu:
- Dojrzałość usługi?
- Lokalizacja dostawcy
- Znane incydenty bezpieczeństwa
- Wielkość firmy
- Stabilność finansowa
- Historia współpracy
Ważne jest, aby zrozumieć, że utworzony profil ryzyka dla dostawców przedsiębiorstwa może zmieniać się w czasie. To nie jest działanie jednorazowe. To ciągły proces, który powinien być powtarzany co najmniej raz w roku.
Krok 5: Przykłady. Ukończone profile ryzyka dostawców w dwóch wymiarach (ocena ryzyka podmiotu i usługi). Źródło: AdaptiveGRC
Krok 6: Sprawdź zgodność dostawców i oceniaj ryzyko za pomocą samooceny
Możesz wymagać od swoich dostawcy przejścia procesu samooceny, szczególnie gdy zapewnisz im narzędzie do tego. Wszyscy Twoi dostawcy powinni być zobowiązani do wykonania samooceny, a umożliwienie im wypełnienia ankiety na bazie której ocenniene jest ryzyko to świetny pomysł. Te formularze online mogą być przygotowane z wyprzedzeniem, zarówno jako arkusze kalkulacyjne, jak i dedykowany system ankiet online.
Krok 7: Zarządzanie lukami i ustaleniami
Po zebraniu niezbędnych informacji za pomocą samoocen, możesz przeprowadzić proces ewaluacji i określić kolejność działań korygujących, a także ustalić listę działań i przypisać je odpowiedzialnym osobom. Działania korygujące mogą dotyczyć zarówno Twojej organizacji, jak i poszczególnych dostawców.
Krok 8: Łagodzenie ryzyka dla zidentyfikowanych ustaleń (macierz prawdopodobieństwa/ wpływu)
Macierz prawdopodobieństwa i wpływu łączy prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka z oceną jego wpływu i umożliwia priorytetyzację ryzyka. Zbuduj ją, aby określić, które ryzyka należy uwzględnić i na które zareagować odpowiednimi działaniami.
Przykład macierzy prawdopodobieństwa/wpływu. Źródło: Własne materiały
Zarządzanie dostawcami to proces. Zacznij od małego zakresu, wykonaj pierwsze kroki, a następnie rozwijaj proces, aby stał się programem. Nie chodzi o wygranie wyścigu, ale o właściwe w nim uczestnictwo.
