Dowiedz się, jak AdaptiveGRC skróciło czas potrzebny na przeprowadzenie złożonych ocen ryzyka o 20%.
Zapoznaj się z przykładami zastosowań
Wdrożenie systemu AdaptiveGRC – Moduł AdaptiveBION
Historie sukcesu
Studium przypadku Santander Bank Polska S.A.
Profil
Santander Bank jest wiodącą grupą finansową pod względem aktywów w Polsce. Oferuje rozwiązania finansowe dla osób fizycznych, mikro-, małych i średnich przedsiębiorstw, jak również polskich i międzynarodowych korporacji.
Jak wszystkie banki, Santander podlega procesowi nadzoru – ocenie BION (Badanie i Ocena Nadzorcza), której celem jest identyfikacja skali i rodzajów ryzyka, oceną jakości zarządzania ryzykiem, oceną wielkości kapitału wydzielonego na pokrycie ryzyk związanych z działalnością i zarządzaniem banku.
Jednym z aspektów oceny BION jest znaczna ilość rocznych formularzy samooceny dla zarządzania ryzykiem, wysyłanych przez Polski Urząd Nadzoru Finansowego (KNF).
Wyzwania
Formularze samooceny dla banków składają się z 13 arkuszy Excela, zawierających łącznie ponad 600 pytań.
Pytania te dotyczą większości kluczowych obszarów działalności bankowej, a więc dostarczenie wiarygodnych odpowiedzi końcowych wymaga zaangażowania i pracy kilkunastu, a nawet kilkudziesięciu osób.
Głównym wyzwaniem dla osoby koordynującej ten proces jest kierowanie pytań do odpowiednich działów, zapewnienie właściwych i terminowych odpowiedzi, zebranie ich w końcowej wersji arkusza i uzyskanie akceptacji wszystkich zaangażowanych stron. Jest to proces czasochłonny i stwarza trudności w monitorowaniu postępów, co prowadzi do nagromadzenia pracy na ostatnią chwilę.
Dla personelu zaangażowanego w przygotowanie faktycznych odpowiedzi kluczowym wyzwaniem jest przedłożenie do akceptacji najlepszych możliwych informacji, przed terminem, zapewnienie spójności z odpowiedziami udzielonymi w przeszłości, oraz w całym arkuszu.
Kluczowe korzyści:
- Łatwy dostęp do bieżących i archiwalnych danych,
- Monitorowanie postępów prac w czasie rzeczywistym,
- Porównywanie pytań z formularzem z zeszłego roku,
- Automatyczne powiadomienia e-mail
Rozwiązanie
Santander Bank Polska S.A. zdecydował się na wdrożenie modułu AdaptiveBION, aby wspierać proces samooceny BION poprzez uzupełnianie arkuszy w aplikacji, która umożliwia monitorowanie postępów w czasie rzeczywistym.
Główne cele wdrożenia to:
- automatyzacja i przyspieszenie procesu wypełniania formularzy BION,
- ułatwienie monitorowania i koordynacji pracy,
- usprawnienie procesu przypisywania odpowiedzialności za poszczególne obszary właściwym osobom,
- umożliwienie równoczesnej pracy nad formularzami – udzielanie odpowiedzi i uzyskiwanie akceptacji,
- zapewnienie łatwego dostępu do wszystkich bieżących i przeszłych formularzy w każdym momencie.
Podstawowe funkcje AdaptiveBION
Aplikacja AdaptiveBION wspiera użytkowników w przypisywaniu pytań do odpowiednich osób, wypełnianiu formularzy odpowiedziami oraz uzyskiwaniu na nie akceptacji.
Kluczowe funkcje systemu to:
- porównywanie bieżącego formularza z formularzem z ubiegłego roku i mapowanie odpowiadających sobie pytań,
- przypisywanie konkretnych pytań do określonych osób odpowiedzialnych za ich odpowiedź i akceptację,
- zautomatyzowany proces akceptacji, w tym akceptacje wielopoziomowe,
- dodawanie konsultacji do pytań (opcjonalnie),
- możliwość wyszukiwania odpowiedzi z ubiegłego roku i kopiowania ich,
- rwyświetlanie statusu oceny dla każdego arkusza osobom odpowiedzialnym za koordynację każdego arkusza i całego procesu w czasie rzeczywistym,
- powiadomienia e-mailowe dla wszystkich członków zespołu wypełniającego formularz.
„Aplikacja oraz przepływ pracy, które niesie ze sobą system AdaptiveBION, usystematyzowały i znacznie ułatwiły złożony proces samooceny oraz przygotowanie obszernych danych wymaganych przez KNF. Biorąc pod uwagę rozmiar naszego banku, skróciło to czas poświęcony na proces BION o 20%, gdy zaangażowanych jest ponad 120 osób z wyższego i średniego szczebla zarządzania. Pracownicy zespołów audytu wewnętrznego oraz jednostki zgodności wysoko oceniają funkcje aplikacji wspierające akceptacje przygotowywanych informacji w procesie samooceny nadzorczej. Warto również pochwalić styl i jakość współpracy z Dostawcą podczas wdrożenia, parametryzacji i szkolenia użytkowników. Podczas przeprowadzania samooceny zawsze mogliśmy liczyć na profesjonalne wsparcie ze strony C&F.”
Dyrektor Działu Prawnego i Zgodności, Przedstawiciel do spraw Oceny Nadzorczej
Efekty wdrożenia
- Zarząd, koordynatorzy procesów, kierownictwo oraz personel odpowiedzialny za dostarczanie informacji mają łatwy dostęp do bieżących i historycznych danych związanych z formularzami BION.
- Monitorowanie w czasie rzeczywistym pokazuje postępy w realizacji, kto jest odpowiedzialny za odpowiedź na które pytanie,na jakim etapie się znajduje, oraz kto aktualnie uczestniczy w procesie akceptacji.
- Aplikacja umożliwia równoczesną pracę, dzięki czemu teraz każdy użytkownik może pracować niezależnie, bez konieczności czekania na przesłanie formularza, gdy poprzednia osoba zakończy swoją odpowiedź.
- Aplikacja wysyła automatyczne informacje e-mailowe o zmianach statusów pytań i akcjach wymaganych od użytkowników, co umożliwia szybką reakcję.
- Dostępne statystyki umożliwiają analizę ukończenia każdego arkusza oraz całego procesu.
- Wszystkie dane i formularze są przechowywane w jednym miejscu, wraz z informacjami o tym, kto przetworzył każde pytanie i każdy formularz.
- Ponad 91% personelu, który wziął udział w ankiecie satysfakcji klienta po przeprowadzeniu oceny BION, zadeklarowało, że chce kontynuować korzystanie z aplikacji podczas kolejnych ocen BION.
