Opowieść o tym, jak wsparliśmy dział audytu wewnętrznego w redukcji obciążenia pracą manualną i zmniejszeniu uczucia przeciążenia audytami wśród zainteresowanych stron.
Wdrożenie AdaptiveGRC – Moduł Audytu Wewnętrznego i Rekomendacji
Historie sukcesu
Studium przypadku Działu Audytu Wewnętrznego w BGK
Profil
Bank Gospodarstwa Krajowego (BGK) to państwowy bank rozwoju, którego misją jest wspieranie społeczno-gospodarczego rozwoju Polski, jak również pomoc sektorowi publicznemu w realizacji jego celów. Podobnie jak w każdym innym banku, jednym z kluczowych działów jest tutaj Dział Audytu Wewnętrznego (DAW), którego zadaniem jest dostarczanie obiektywnych opinii i informacji o Banku i jego spółkach zależnych, niezależna ocena systemów kontroli wewnętrznej, a także pełnienie roli doradczej poprzez udzielanie rekomendacji na rzecz poprawy istniejących procesów kontrolnych i mechanizmów oraz wprowadzanie nowych. Dodatkowo, DAW odpowiada za monitorowanie znanych ryzyk i efektów działań korygujących podjętych w celu ich eliminacji oraz regularne raportowanie na ten temat do Zarządu, Komitetu Audytu i Rady Nadzorczej.
Wyzwania
Po zakończeniu audytu, audytorzy formułują rekomendacje i przekazują je odpowiednim działom do wdrożenia. Są również odpowiedzialni za monitorowanie tych wdrożeń i dostarczanie aktualnych informacji o postępach Zarządowi, jak również okresowe raporty o stanie do Komitetu Audytu i Rady Nadzorczej. Przed wdrożeniem AdaptiveGRC te rekomendacje były wprowadzane po każdym audycie do arkusza Excela, który następnie był wysyłany do każdego działu. W celu weryfikacji wdrożenia tych rekomendacji, używano komunikacji e-mail, a informacje, które niosła o podjętych działaniach, wykonanej pracy i wyciągniętych wnioskach, były następnie opisywane w oddzielnych dokumentach. Uzyskanie kompletnych informacji o postępach rekomendacji poaudytowych oznaczało ręczne edytowanie arkusza Excela i wymagało wspólnej edycji tego samego pliku, co nie zawsze było możliwe. Raporty dla zespołu wykonawczego były tworzone ręcznie, a na koniec okresu sprawozdawczego konieczne było ponowne zweryfikowanie stanu realizacji każdej rekomendacji i stworzenie kolejnego arkusza Excela, co znacznie zwiększało pracochłonność procesu i było niezwykle czasochłonne. Monitorowanie wdrożenia rekomendacji stanowiło wyzwanie dla audytorów, ponieważ wymagało żmudnego i przedłużającego się procesu pozyskiwania i ponownego przekazywania odpowiednich informacji o stanie za pomocą serii e-maili i arkuszy kalkulacyjnych.
Kluczowe korzyści:
- Pełna kontrola nad bieżącym wdrożeniem i historią rekomendacji oraz audytów.
- Bieżące monitorowanie postępów w implementacji.
- Szybki dostęp do szczegółowych informacji.
- Automatyczne powiadomienia o zmianach statusu.
Rozwiązanie
Bank zdecydował się na wdrożenie modułu Zarządzania Audytem Wewnętrznym i Rekomendacjami AdaptiveGRC, ponieważ uznał ten system za najbardziej odpowiedni dla swoich istniejących wewnętrznych procesów w tej dziedzinie.
Główne cele wdrożenia aplikacji to:
- ułatwienie monitorowania postępów w realizacji rekomendacji,
- umożliwienie równoczesnej pracy zespołowi audytorów,
- zapewnienie dostępu w czasie rzeczywistym do bazy rekomendacji dla pracowników banku na różnych poziomach,
- umożliwienie raportowania postępów w realizacji rekomendacji do Zarządu i Rady Nadzorczej, jak również do Komitetu Audytu.
Ważne funkcje modułu Zarządzania Audytem Wewnętrznym i Rekomendacjami AdaptiveGRC
Aplikacja AdaptiveGRC umożliwia kompleksowe zarządzanie wszystkimi audytami i rekomendacjami. Obejmuje to inicjowanie audytów, przekazywanie rekomendacji odpowiednim działom, monitorowanie, weryfikację i raportowanie.
Podstawowe funkcje systemu to:
- rejestrowanie informacji o każdym audycie wewnętrznym,
- dodawanie ustaleń i rekomendacji do audytów,
- zarządzanie realizacją każdej rekomendacji zgodnie z zdefiniowanym wcześniej procesem pracy,
- monitorowanie w czasie rzeczywistym realizacji rekomendacji,
- zamykanie okresów sprawozdawczych – raporty stanu realizacji rekomendacji na dzień zamknięcia okresu sprawozdawczego,
- raportowanie stanu realizacji rekomendacji – raporty bieżących stanów i stanów w wybranych okresach sprawozdawczych,
- powiadomienia e-mailowe o bieżących stanach realizacji rekomendacji i ewentualnych opóźnieniach wysyłane do zespołu audytowego, personelu odpowiedzialnego za realizację każdej rekomendacji, Zarządu.
„Wdrożenie aplikacji przyspieszyło proces monitorowania rekomendacji. Od dzisiaj, wszystkie informacje związane z realizacją rekomendacji znajdują się w jednym miejscu, i można śledzić jej historię. Narzędzie pokazuje statusy rekomendacji w każdym okresie sprawozdawczym, co wyeliminowało potrzebę kompilowania kwartalnych raportów o statusach, wykonanej pracy i wnioskach. Nie jest już również konieczne tworzenie i utrzymywanie arkusza kalkulacyjnego, który był podstawą do raportowania. Teraz wszystkie bieżące informacje są w aplikacji, więc można wygenerować aktualny raport. System wysyła powiadomienia w określonych momentach, co ułatwia cały proces zarówno dla audytora, jak i dla działu realizującego rekomendację.”
Cytat od głównego użytkownika aplikacji (Ekspert ds. Audytu)
Efekty wdrożenia
- Audytorzy, zarząd, Rada Nadzorcza mają szybki i łatwy dostęp do bieżących i historycznych informacji związanych z audytami oraz ich rekomendacjami, wszystko w jednym miejscu.
- Można monitorować w czasie rzeczywistym, na jakim etapie znajduje się realizacja każdej rekomendacji, kto jest odpowiedzialny za jej ukończenie, kto dokonał jakich zmian i kto uczestniczy w procesie weryfikacji.
- Aplikacja wysyła automatyczne powiadomienia e-mail o zmianach statusów, opóźnieniach i zbliżających się terminach, co umożliwia szybką reakcję na działania odpowiednich działów i zespołów.
- Każdy użytkownik ma dostęp do bieżących danych i może pracować, kiedy chce, dzięki możliwości równoczesnej pracy oferowanym przez aplikację.
- Funkcja raportowania może pokazywać Twoje informacje w ich bieżącym statusie, jak również w każdym okresie sprawozdawczym i w zakresach zależnych od Twoich uprawnień systemowych.
- Wszystkie dane są przechowywane w jednym miejscu, więc bardzo łatwo jest sprawdzić wzajemne zależności.
