Jak zaplanować audyty wewnętrzne. Przewodnik skrócony.

Jak zaplanować audyty wewnętrzne. Przewodnik skrócony.

Ponieważ każda firma jest inna, nie ma jednego, słusznego sposobu prowadzenia Audytu Wewnętrznego.

Ale istnieją wspólne pułapki zarządzania Audytem Wewnętrznym, których należy unikać, takie jak:

• Nieskuteczne przywództwo prowadzące do niejasnej dokumentacji lub nieskutecznego procesu Audytu Wewnętrznego.
• Zbyt wiele ręcznych procesów Audytu Wewnętrznego, prowadzących do pominięć i błędów.
• Personel, który opiera się Audytom Wewnętrznym i błędnie uważa, że są one działaniami jednorazowymi, a nie procesem ciągłym.
• Wyniki, które są przedstawiane zbyt łagodnie i nie wyzwalają w pełni potrzebnych działań korygujących.

Aby prowadzić skuteczny Audyt Wewnętrzny, należy wziąć pod uwagę pewne podstawy:

1. Czy Audyty Wewnętrzne są konieczne w Twojej organizacji?
2. Jaki jest najlepszy sposób na planowanie Audytów Wewnętrznych?
3. Jakie problemy możesz napotkać podczas prowadzenia Audytów Wewnętrznych?
4. Czy potrzebujesz oprogramowania do Audytu Wewnętrznego?

Czy Audyty Wewnętrzne są konieczne w Twojej organizacji?

Trzy główne powody przeprowadzania Audytów Wewnętrznych to:

• Przygotowanie do audytów zewnętrznych
• Zgodność z klauzulą 9.2 certyfikacji ISO 9001, która stanowi, że musisz przeprowadzać audyty wewnętrzne.
• Ocena Twojego biznesu i jego poprawa.

Audyty Zewnętrzne są zazwyczaj ograniczone do zapisów finansowych. Z drugiej strony, Audyty Wewnętrzne mogą obejmować cały biznes: sposób zarządzania organizacją, zarządzanie ryzykiem i sposób prowadzenia procesów.

Co ważne, Audyty Wewnętrzne rekomendują usprawnienia. Jeśli są przeprowadzane prawidłowo i poprawione, Audyty Wewnętrzne dodają ogromną wartość organizacji.

Jaki jest najlepszy sposób na planowanie Audytów Wewnętrznych?

Ponieważ Audyty Wewnętrzne mogą obejmować dowolną część biznesu, ważne jest, aby unikać zagłębiania się w nieskończoną ilość szczegółów, ale zamiast tego dostarczać maksymalną wartość.

Oznacza to tworzenie i pracowanie według ścisłego, szczegółowego zakresu, ale na tyle szerokiego, aby dostarczać rzeczywistą wartość dla Twojej organizacji.

Oto nasze zalecane kroki:

1. Utwórz Komitet Audytu, jeśli jeszcze go nie masz. To grupa liderów na poziomie zarządu, którzy kierują i wspierają Audytorów Wewnętrznych przez cały proces.
2. Zrozum cele i strategię organizacji. Niektóre pytania, które mogą skłonić do odpowiedniego myślenia, to:
3. Jak zapewniamy zgodność ze wszystkimi zewnętrznymi (i wewnętrznymi) regulacjami i kodeksami postępowania?
4. Jakie ryzyka nas dotyczą?
5. Czy sposób zarządzania organizacją jest zgodny z celami organizacji?
6. Czy nasze systemy IT bezpiecznie i efektywnie wspierają nasze cele?
7. Czy działamy bezpiecznie i efektywnie?
8. Jakie są zagrożenia, tarcia i nieefektywności?
9. Jak bezpieczny jest nasz łańcuch dostaw?
10. Jakie ryzyka wprowadzają nasi dostawcy do organizacji?
11. Czy działamy zgodnie z oczekiwaniami pod względem środowiskowym?
12. Wylistuj działania, funkcje i działy, które są kluczowe dla Twojej organizacji dla jej celów i strategii.
13. Wylistuj interesariuszy, którzy są odpowiedzialni za działania, funkcje i działy w zakresie.
14. Zaprojektuj najbardziej logiczny, efektywny sposób, w jaki Twój Audytor Wewnętrzny może zbadać te działania, funkcje i działy.
15. Uzgodnij przepływy pracy, kluczowe kamienie milowe, formaty raportowania i częstotliwość komunikacji z Komitetem Audytowym.
16. Utwórz plan zasobów i zaalokuj odpowiedni czas na przeprowadzenie Audytu Wewnętrznego.

Jakie problemy możesz napotkać prowadząc Audyty Wewnętrzne?

Najczęstsze problemy to opór, rozrost zakresu i złożoność.

Opór: Nikt nie lubi być kontrolowany. Częstym problemem jest opór, z jakim mogą się spotkać Audytorzy Wewnętrzni ze strony personelu.

Można to rozwiązać, gdy kadra zarządzająca jasno komunikuje zakres obowiązków Audytorów Wewnętrznych, aby mogli wykonywać swoje obowiązki.

Rozrost zakresu: Innym problemem może być rozrost zakresu, gdy Audytorzy Wewnętrzni są kuszeni, aby pracować nad kwestiami powiązanymi, ale poza zakresem. W takich przypadkach ważne jest, aby trzymać się zaplanowanych zadań, ale rozważyć każdy mocny dowód na dodanie nowo odkrytych kwestii do zakresu, jednocześnie jasno określając, że obciążenie pracą wzrośnie.

Złożoność: Inną trudnością jest radzenie sobie z złożonymi danymi. Złożoność może maskować rzeczywiste ryzyka i jest czasochłonna do analizy.

Nie ma skrótu do radzenia sobie ze złożonością, ale systematyczna i solidna metoda przetwarzania i interpretacji dużych ilości danych jest kluczowa i zachowa Twoje zdrowie psychiczne.

Czy potrzebujesz oprogramowania do Audytu Wewnętrznego?

Jeśli masz jednego Audytora, a Audyt Wewnętrzny jest prosty, możesz użyć Excela lub czegoś podobnego, aby zarządzać danymi i postępami.

Ale Audyty Wewnętrzne szybko stają się skomplikowane i generują dużo pracy administracyjnej. Możesz rozważyć oprogramowanie do Audytu Wewnętrznego, jeśli jest więcej niż jeden Audytor Wewnętrzny lub Audyt generuje dużo danych.

Oprogramowanie do Audytu Wewnętrznego daje jasne struktury do projektowania i przeprowadzania Audytów. Istnieją narzędzia do prowadzenia Audytów Wewnętrznych, takie jak automatyzacje, przepływy pracy, funkcje komunikacyjne, biblioteki standardów i ram, narzędzia analityczne i szablony raportów.

Wszystko to pomaga Audytorom Wewnętrznym skupić się na audytowaniu i spędzać mniej czasu na zadaniach administracyjnych.

Oprogramowanie do Audytu Wewnętrznego może również pomóc w radzeniu sobie ze złożonością, która, jak wspomniano, może ukrywać ważne ryzyka.

Możesz również rozważyć inne narzędzia, takie jak eksploracyjna, predykcyjna analiza danych i wizualizacja danych, aby generować wnioski oparte na faktach. Oznacza to, że zespół kierowniczy może podejmować wnioski i decyzje szybciej i z większą pewnością.

Możesz również chcieć użyć technologii, która pozwala zbierać i analizować całe zestawy danych, a nie tylko próbki danych. Powinno to prowadzić do bardziej dokładnych wniosków.

Wiele firm chce zarządzać wszystkimi działaniami związanymi z zarządzaniem, ryzykiem i zgodnością za pomocą jednej zintegrowanej platformy. W takim przypadku będziesz musiał dokładnie zbadać i wybrać najlepsze oprogramowanie GRC dla swojej organizacji.

Podsumowanie

Audyty wewnętrzne muszą nieustannie koncentrować się na tym, co jest ważne dla biznesu. Wylistuj kluczowe cele swojej organizacji i zrozum, co może pomóc lub przeszkodzić w realizacji tych celów. Ostrożnie podchodź do oporu, rozrostu zakresu i złożoności, i rozważ platformę oprogramowania do Audytu Wewnętrznego, jeśli jest więcej niż jeden Audytor Wewnętrzny. Jeśli ten artykuł był pomocny, możesz chcieć przeczytać szczegółowy przewodnik kupującego oprogramowanie do audytu tutaj.