Planowanie i monitorowanie działań naprawczych w instytucjach finansowych, związanych z procesem BION, to złożony i wieloaspektowy proces, który wymaga znacznych zasobów i jest często źródłem trudności organizacyjnych. Prace te obejmują działania wyznaczone na etapie wypełniania kwestionariusza oraz realizację zaleceń przekazanych przez KNF w ramach oceny BION, a także prac wynikających z kontroli wewnętrznych. Działania te rozciągają się zazwyczaj na wiele miesięcy, po zakończeniu formalnego procesu. W przypadku podmiotów należących do grup kapitałowych koordynacja i zapewnienie spójności tych działań w całej organizacji jest szczególnie wyzwaniem.
Można sobie oczywiście radzić w takiej sytuacji rejestrując prace w Excelu, dzieląc się zakresem prac do wykonania poprzez email, czy też poprzez wspólny dysk sieciowy. Jednak nie jest to rozwiązanie idealne i każda osoba zaangażowana w ten proces wie, jak takie postępowanie jest uciążliwe, czasochłonne i narażone na ryzyko błędu. Z pomocą przychodzi AdaptiveBION – system, który pozwala na skuteczniejsze, bardziej zorganizowane podejście do zarządzania działaniami naprawczymi i oferuje rozwiązanie, które wspiera instytucje w realizacji zaleceń KNF.
Wytyczne KNF: Spójność i działania naprawcze w ramach oceny BION
KNF wskazał kluczowe kryteria, które pozytywnie wpływają na ocenę BION. Można je podzielić na dwie główne grupy:
- Spójność odpowiedzi w kwestionariuszu BION – jest to szczególnie istotne dla instytucji należących do grup kapitałowych, gdzie konieczne jest utrzymanie jednolitych odpowiedzi pomiędzy poszczególnymi spółkami oraz latami.
- Planowanie i realizacja działań naprawczych – te działania są oceniane jako nieodłączna część rocznego cyklu zarządzania ryzykiem w organizacji i są kluczowe dla budowania zaufania regulatora.
Spójność odpowiedzi i efektywne narzędzie do zarządzania
Spełnienie kryteriów spójności jest szczególnie trudne w przypadku dużych grup kapitałowych. AdaptiveBION wspiera tę potrzebę, umożliwiając zarządzanie kwestionariuszami BION w jednym miejscu dla wszystkich podmiotów grupy. Narzędzie to oferuje funkcje porównywania, weryfikacji i kopiowania odpowiedzi pomiędzy różnymi jednostkami i latami, co znacznie ułatwia utrzymanie spójności – zarówno w skali grupy, jak i w dłuższym okresie. Ten temat szerzej omówiliśmy w artykule Jak sprostać wymaganiom regulatora i sprawnie wypełnić kwestionariusz BION w sektorze finansowym
Planowanie i zarządzanie działaniami naprawczymi
Jak nie przeoczyć wykrytych niezgodności i złożonych deklaracji w powiązaniu z konkretnymi obszarami BION? W przypadku dużych organizacji nie jest to takie łatwe i oczywiste. Przede wszystkim długi horyzont czasowy, zmiany personalne, organizacyjne i bieżące obowiązki nie sprzyjają efektywnemu zarządzaniu działaniami po ocenie BION. Tradycyjne metody zarządzania procesem mogą być zawodne, zwłaszcza, że zaplanowane czynności powinny znaleźć swoje odzwierciedlenie w kolejnych ocenach BION (konsekwencja odpowiedzi pomiędzy latami). Rozwiązanie takie jak AdaptiveBION pozwala rejestrować działania naprawcze na poziomie konkretnych pytań, przypisując je do odpowiedzialnych osób, określając ich typ, priorytet i termin realizacji.
Zarejestrowane działania mogą być monitorowane na bieżąco, dzięki czemu użytkownicy i kadra zarządzająca mają stały dostęp do aktualnego statusu i postępu prac. Lista działań jest wspólna dla wszystkich jednostek w grupie, co sprzyja koordynacji, optymalizacji zasobów i konsolidacji działań. Dzięki temu systemowi podmioty mogą skuteczniej realizować zalecenia regulatora, utrzymując przejrzystość i precyzję, co może wpłynąć na poprawę oceny przez KNF.
Wyzwania organizacyjne a rozbudowane funkcjonalności AdaptiveBION
Każdy krok podejmowany w ramach procesu BION wymaga precyzyjnego planowania i terminowej realizacji. AdaptiveBION wprowadza zintegrowany rejestr, który umożliwia szczegółowe zarządzanie zadaniami naprawczymi. Każde działanie można przydzielić odpowiedzialnym osobom oraz dostosować jego parametry, takie jak priorytet, termin realizacji czy harmonogram. W dalszej kolejności działania naprawcze są monitorowane według harmonogramu dostosowanego do potrzeb organizacji, co wspiera także zgodność z aktualnymi wytycznymi.
AdaptiveBION to narzędzie, które zyskuje szczególną wartość w kontekście kompleksowych działań naprawczych oraz wymogów KNF. Umożliwia ono zarządzanie wieloma zadaniami w jednym środowisku, co minimalizuje ryzyko błędu i zwiększa efektywność organizacyjną.
Funkcjonalności AdaptiveBION w praktyce
Wypełniając kwestionariusz BION w aplikacji, użytkownicy z sektora finansowego mogą rejestrować na bieżąco działania naprawcze wynikające z zaobserwowanych niezgodności lub potrzeby podjęcia konkretnych działań w organizacji. Podczas udzielania odpowiedzi użytkownik może w prosty sposób zarejestrować takie działanie, powiązując je z konkretnym pytaniem kwestionariusza. Wystarczy dodać krótki opis podczas edycji pytania, a działanie zostanie zapisane w rejestrze, którego dalsze uszczegółowienie i procesowanie może nastąpić po zakończeniu oceny BION. Działania te trafiają na listę działań naprawczych i mogą być zarządzane przez użytkowników zarówno w trakcie oceny BION, jak i po jej zakończeniu. Zarejestrowane w ten sposób rekordy można przypisać osobom odpowiedzialnym za ich realizację oraz określić dodatkowe parametry, takie jak: typ, priorytet, termin realizacji czy plan czynności do wykonania. Następnie działania naprawcze są realizowane zgodnie z wyznaczonym procesem, dostosowanym do specyfiki i potrzeb organizacji.
Lista działań naprawczych jest wspólna dla wszystkich jednostek w organizacji. Umożliwia to skuteczną koordynację działań pomiędzy jednostkami, optymalizację zasobów oraz konsolidację działań (na przykład, gdy jedno działanie należy wykonać w kilku jednostkach jednocześnie).
Dzięki funkcji rejestrowania działań naprawczych użytkownicy oraz kadra zarządzająca mogą w pełni zarządzać podejmowanymi działaniami i kontrolować ich realizację: śledzić postęp i na bieżąco raportować status prac.
Centralizacja i archiwizacja działań naprawczych w AdaptiveBION – fundament spójnych ocen BION
AdaptiveBION przechowuje wszystkie dane dotyczące kwestionariuszy, rejestry działań powiązane z konkretnymi pytaniami oraz przypisanymi osobami. W perspektywie kilkuletnich ocen BION stanowi to wartościowe źródło wiedzy. Spójne i konsekwentne odpowiedzi oraz dobrze udokumentowane działania naprawcze z dużym prawdopodobieństwem przyczynią się do coraz lepszych ocen BION, co może przełożyć się na zmniejszoną intensywność działań nadzorczych regulatora. Dodatkową korzyścią z wdrożenia narzędzia informatycznego jest poprawa efektywności organizacyjnej przy niższym nakładzie środków, co pozwala na uzyskanie lepszych wyników przy mniejszych kosztach. Dowiedz się więcej z artykułu: Metodyka BION – czy lepsza ocena może sprzyjać budowie przewagi konkurencyjnej.
Dodatkowe wyzwania prawne – RODO i nowa regulacja unijna
Obok BION, instytucje finansowe muszą spełniać także wymogi unijne związane z RODO, które nakłada na nie szereg obowiązków w zakresie ochrony danych osobowych, co wiąże się z koniecznością wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych. AdaptiveBION, jako narzędzie do rejestracji i monitorowania działań naprawczych, może być skutecznie wykorzystane także w kontekście zarządzania zgodnością z RODO. Umożliwia ono pełną rejestrację działań naprawczych, przypisywanie ich do odpowiedzialnych osób i monitorowanie realizacji.
W obecnych realiach, kiedy przepisy unijne są rygorystyczne, a kary za ich nieprzestrzeganie mogą wynosić nawet 20 mln EUR lub 4% rocznego przychodu, pełne wsparcie narzędziowe, jakie oferuje AdaptiveBION, staje się nieocenione dla organizacji z sektora finansowego.
Dlaczego AdaptiveBION jest istotne dla długofalowego sukcesu?
AdaptiveBION oferuje możliwość monitorowania i przechowywania wszystkich danych związanych z oceną BION, co w dłuższej perspektywie stanowi cenne źródło wiedzy. Spójne i dobrze udokumentowane działania naprawcze mogą przyczynić się do coraz lepszych ocen BION, co w rezultacie może zmniejszyć intensywność działań nadzorczych ze strony KNF. Ponadto, dzięki wykorzystaniu tego narzędzia, organizacje mogą poprawić swoją efektywność operacyjną, zmniejszając jednocześnie koszty administracyjne związane z zarządzaniem zgodnością.
