Wyobraź sobie, że jesteś dyrygentem wielkiej orkiestry symfonicznej, a każdy muzyk to inna jednostka organizacyjna w Twojej firmie: działy operacyjne to sekcja smyczkowa, IT i bezpieczeństwo są jak perkusja, a fortepian to dział finansowy. Wszyscy gotowi do gry, każdy utalentowany, każdy zna swoją partię. Mają własny rytm pracy, własne problemy i odpowiedzialności.
Grają wspólnie, jednak nie wiedzą, kto i kiedy ma wejść – bo każdy widzi tylko swoją część nut. Te części to lokalne rejestry ryzyk, a Twoim zadaniem, jako dyrygenta, jest zapanować nad całością i stworzyć harmonijną całość. Bez kompletnej partytury i kontroli nad tym, kto widzi jakie dane, zamiast płynności w utworze ryzykujesz kakofonię przypadkowych dźwięków.
Dlatego tak ważne jest, by organizacje, które składają się z wielu spółek czy działów miały narzędzia, które umożliwiają nie tylko rejestrację ryzyk, ale też kontrolę ich widoczności, elastyczność strukturalną i centralizację danych. W tym kontekście architektura wspierająca środowisko wielopodmiotowe stanowi fundament nowoczesnych rozwiązań klasy GRC. Jak wygląda to w praktyce? I jak technologia może pomóc dyrygentowi zarządzającemu ryzykiem, stworzyć spójną całość z wielu niezależnych dźwięków?
Gdy każdy gra po swojemu – czyli wyzwania środowiska wielopodmiotowego
Szczególnie większe organizacje często działają w modelu rozproszonym: centrala, oddziały regionalne, spółki zależne, a czasem nawet osobne marki, funkcjonują w jednej grupie, ale pod względem prawnym i operacyjnym są odrębne. To właśnie nazywamy środowiskiem wielopodmiotowym (ang. multi tenant environment). Taki model daje elastyczność, pozwala lepiej dostosować się do lokalnych rynków i optymalizować procesy, ale jednocześnie stawia ogromne wyzwania przed funkcjami centralnymi, zwłaszcza w obszarze zarządzania ryzykiem.
Podobnie jest w świecie orkiestry – każda sekcja muzyków dostaje tylko swoje nuty, nie wiedząc, co grają inni. Jeśli nie ma dyrygenta, który wskazuje tempo i synchronizuje wejścia, to perkusja gra nierówno, smyczki nie wchodzą na czas, a sekcja dęta zagłusza wszystkich pozostałych. Efekt? Totalny chaos. Mimo że każdy muzyk jest znakomicie przygotowany, to całość nie działa tak, jak powinna.
W firmach o strukturze wielospółkowej, które nie mają spójnego systemu do zarzadzania ryzykiem, sytuacja wygląda podobnie. Każda spółka lub dział prowadzi odrębny rejestr ryzyk (w Excelu, mailach lub własnym narzędziu), a centrala nie wie, co dzieje się na poziomie lokalnym. Brakuje spójności definicji wag czy ocen wpływu – oznacza to, że każda spółka czy jednostka może mieć inne podejście do oceny ryzyk oraz różne systemy oceny skutków.
Tymczasem centrala czy zarząd potrzebują spójnych danych, pełnej informacji i możliwości agregowania ryzyk w jednym miejscu. Takie podejście nie tylko obniża jakość decyzji strategicznych, ale też utrudnia spełnianie wymogów regulatorów oraz audytów wewnętrznych i zewnętrznych.
Jak system GRC może wspierać organizacje w obsłudze wielu spółek?
Wdrażając rozwiązania GRC zorientowane na obsługę wielu spółek, firma odzyskuje kontrolę nad swoją orkiestrą ryzyk. Przede wszystkim zyskuje przejrzystość – zarówno na poziomie lokalnym, jak i globalnym. Ryzyka mogą być analizowane osobno dla każdej spółki, ale też wspólnie, w kontekście całej organizacji. Jeden rejestr (lub kilka, ale z możliwością agregacji) pozwoli zachować integralność danych i sprawne raportowanie z wykorzystaniem PowerBI.
To także duże wsparcie dla zgodności: z przepisami, wymogami regulatorów czy standardami audytu. Gdy mamy jedną wersję danych (jedno źródło prawdy), dostępną według uprawnień, znika ryzyko niespójności i błędów.
Nie bez znaczenia jest również komfort użytkownika. Osoby odpowiedzialne za zarządzanie ryzykiem w różnych podmiotach mogą pracować szybciej, sprawniej i bez konieczności ciągłego przełączania się między narzędziami.
Kontrola widoczności rejestrów ryzyka według jednostek organizacyjnych
Dzięki tej funkcji każdy użytkownik widzi tylko te dane, do których ma uprawnienia – dokładnie tak jak muzyk, który ma swoją partię nut, ale dyrygent widzi całość. W praktyce: menedżer z oddziału we Wrocławiu nie widzi ryzyk oddziału z Gdańska, ale centrala ma pełny obraz.
Utrzymanie jednego rejestru ryzyk dla całej organizacji
W strukturze holdingowej często lepiej mieć jeden, wspólny rejestr – z możliwością filtrowania według jednostek. To minimalizuje rozdrobnienie, wspiera porównywalność i ułatwia konsolidację.
Osobne rejestry ryzyka dla różnych podmiotów
Są jednak przypadki, gdy organizacja nie tylko chce, ale musi fizycznie rozdzielić dane między podmiotami – ze względu na przepisy prawa, wymogi kontraktowe lub decyzje właścicielskie. Wtedy w grę wchodzi model z wieloma podmiotami – tenantami (multitenant) – czyli niezależnymi, odseparowanymi środowiskami w ramach jednego systemu, działającymi w ramach jednej platformy.
Konto dostępowe dla wielu podmiotów
Wielu menedżerów zarządza ryzykiem w kilku podmiotach. To tak, jakby dyrygent prowadził kilka orkiestr, każdą z innym repertuarem, ale z tym samym podejściem do zarządzania. Możliwość logowania się jednym kontem i przechodzenia między tenantami (różnymi jednostkami) bez przerywania pracy to nie tylko wygoda – to oszczędność czasu i zmniejszenie ryzyka błędów.
Konsolidacja danych z wielu spółek z wykorzystaniem PowerBI
Na koniec – wisienka na torcie. Skoro mamy dane z wielu jednostek, musimy je konsolidować i raportować. PowerBI pozwala na budowanie pulpitów menedżerskich, które pokazują dane z różnych podmiotów (tenantów) w jednym miejscu. I tu znów wracamy do naszej orkiestry – w końcu potrzebujemy czegoś, co pokaże nam czy całość gra zgodnie z planem.
Ryzyko gra zgodnie z planem
Środowisko wielopodmiotowe (multitenant), rozumiane jako architektura umożliwiająca obsługę wielu jednostek organizacyjnych czy złożonej struktury holdingowej, nie musi oznaczać chaosu. Przy odpowiednim systemie można zapanować nad złożoną strukturą organizacyjną i uczynić z niej atut. AdaptiveGRC wspiera takie podejście – umożliwiając tworzenie elastycznych, skalowalnych i zgodnych z wymogami systemów zarządzania ryzykiem dla firm każdej wielkości.
Nie pozwól, by Twoje zespoły grały każdy swoją melodię. Stwórz orkiestrę, która gra razem – i zgodnie z Twoją strategią.
Umów się na demo i zobacz, jak nasze rozwiązanie sprawdza się w obsłudze architektury wielopodmiotowej już dziś!
