W Excelu można zrobić (prawie) wszystko. Poeta Brian Bilston udowodnił nawet, że narzędzie to świetnie nadaje się do pisania wierszy. Przez lata Excel był standardowym narzędziem w wielu obszarach biznesowych – w tym w audycie, zarządzaniu ryzykiem i zgodnością. Jednak coraz więcej firm dostrzega jego ograniczenia i wybiera nowe narzędzia. Co prawda niezbyt nadają się one do tworzenia poezji, ale za to znacznie poprawiają efektywność i komfort pracy audytorów.
Excel został pierwotnie stworzony jako narzędzie dla księgowych i analityków służące do przeprowadzania kalkulacji, zarządzania budżetami oraz tworzenia raportów na bazie danych. Jego pierwsze wersje, jeszcze pod marką Multiplan, wydane zostały w 1982 roku przez Microsoft. Pierwszy Microsoft Excel pojawił się w 1985 roku i był przeznaczony na komputery Macintosh, a w 1987 roku wydano wersję na Windows.
Z czasem, wraz z rozwojem technologii, Excel stał się powszechnie używanym narzędziem-kombajnem obsługującym wiele procesów w firmach – w tym w audycie. Jednak jego założenia nigdy nie dostosowane do kompleksowego zarządzania ryzykiem, audytem czy zgodnością. Excel w audycie oznacza więc ręczną pracę, brak automatyzacji i skomplikowaną kontrolę dostępu. Co więcej, jego struktura nie pozwala na łatwe śledzenie powiązań między danymi. To sprawia, że jego wykorzystanie w obszarze zarządzania ryzykiem jest nie tylko niewygodne, ale też obarczone… no właśnie – dodatkowymi ryzykami.
1. Dostępy + uprawnienia = bezpieczeństwo
Excel to otwarty arkusz, do którego może mieć dostęp każdy, kto otrzyma plik. Oczywiście można go zabezpieczyć hasłem, a w środowisku chmurowym zarządzać dostępem i uprawnieniami. Jednak każdy, kto miał z tym do czynienia w dużych organizacjach, wie, jak pracochłonne i podatne na błędy jest to zadanie – zarówno przy przydzielaniu uprawnień, jak i ich aktualizacji.
Excel przechowuje przede wszystkim dane – często wrażliwe. Ryzyko ich wycieku, przypadkowej edycji czy nadpisania rośnie wraz z liczbą osób mających dostęp do pliku.
Nowoczesne narzędzia, zaprojektowane do zarządzania procesami GRC, eliminują te zagrożenia. AdaptiveGRC pozwala precyzyjnie kontrolować uprawnienia, zapewniając jednocześnie pełną zgodność z regulacjami, takimi jak RODO. Każdy użytkownik ma dostęp tylko do tych danych, które są mu niezbędne, co minimalizuje ryzyko nieautoryzowanego dostępu. Co więcej, Excel w audycie nie spełnia wielu wymagań dotyczących bezpieczeństwa informacji, takich jak poufność, integralność i dostępność (CIA). Brakuje mu też funkcji wymaganych przez regulacje, np. CFR 21 Part 11 (FDA), PCI-DSS czy SOX. Narzędzia takie jak AdaptiveGRC są dostosowane do tych standardów, eliminując ryzyko niezgodności.
2. Śledzenie zmian i postępów
Jak sprawdzić w Excelu czy, a jeśli tak to kto i w którym miejscu w arkuszu naniósł zmiany? Tylko przeszukując kolejne wersje plików, a to prawdziwa droga przez mękę.
AdaptiveGRC przechowuje pełny rejestr zmian, pokazując, kto, kiedy i jakie dane edytował. Dodatkowo, system automatycznie wymusza zatwierdzanie danych na odpowiednich etapach procesu. W AdaptiveGRC można także śledzić statusy zadań i odpowiedzialność użytkowników, co pozwala na pełną kontrolę nad postępem prac.
3. Workflow i automatyczne powiadomienia
Audyt to złożony proces, składający się z wielu zadań rozłożonych w czasie i realizowanych przez osoby z różnych działów. Koordynacja ich pracy oraz pilnowanie terminów potrafi przyprawić o ból głowy nawet najbardziej doświadczonego audytora, bowiem Excel w tym obszarze nie oferuje żadnego wsparcia. Program nie przypomina o zaległych zadaniach i nie wymusza wykonania określonych czynności przez użytkowników.
AdaptiveGRC automatycznie powiadamia odpowiednie osoby o przypisanych do nich zadaniach i wymaga uzupełnienia kluczowych informacji, zapewniając przy tym pełną transparentność procesu. System obsługuje workflow w obszarze ryzyka, audytu i zgodności, automatyzując przepływ pracy oraz przydzielanie odpowiedzialności.
4. Powiązania między danymi
Skuteczne zarządzanie ryzykiem w organizacji opiera się na powiązaniu wyników audytów z ryzykami oraz działaniami korygującymi, a także na monitorowaniu ich realizacji. Relacje między tymi elementami są kluczowe dla całościowego zarządzania procesem. Dlatego w Excelu w audycie brak możliwości łatwego łączenia tych obszarów stanowi tak istotne ograniczenie tego narzędzia.
AdaptiveGRC integruje informacje, umożliwiając powiązanie ryzyk, audytów oraz działań naprawczych. System pozwala na czytelne przedstawienie relacji między danymi w różnych modułach, co znacząco usprawnia analizę i podejmowanie decyzji. Dzięki temu użytkownik może szybko powiązać wyniki audytu ze zidentyfikowanymi ryzykami i przypisać odpowiednie działania naprawcze, zapewniając spójność i pełną kontrolę nad procesem.
5. Praca na dużych plikach i walidacja danych
Im większa organizacja, tym zarządzanie danymi w Excelu staje się trudniejsze. Narzędzie to nie jest przystosowane do pracy z dużymi zbiorami danych. Jego maksymalna liczba wierszy (1 048 576) i kolumn (16 384) stanowi twarde ograniczenie, które może być problematyczne w analizie bardziej rozbudowanych procesów GRC.
Ponadto, im większy plik, tym gorzej działa Excel: program pracuje wolniej, zawiesza się, a w skrajnych przypadkach pliki, nad którymi pracujemy, mogą nawet ulec uszkodzeniu.
Jednak ilość danych to jedno – równie istotna jest ich jakość. Excel nie waliduje wprowadzanych informacji, co oznacza, że użytkownicy mogą wpisywać niepełne, niespójne lub błędne wartości – wystarczy drobny ludzki błąd i nasz arkusz może być skażony duplikatem lub błędną formułą.
AdaptiveGRC eliminuje te problemy dzięki architekturze bazodanowej, która zapewnia zarówno skalowalność, jak i mechanizmy walidacji danych. System wymusza poprawność i spójność wpisów, minimalizując ryzyko błędów i zapewniając zgodność z przyjętymi standardami. Dzięki temu organizacje mogą podejmować decyzje w oparciu o wiarygodne, ustrukturyzowane informacje, co w Excelu jest trudne do osiągnięcia.
6. Automatyczne raportowanie – koniec z ręcznym składaniem danych
Każdy kto pracował z Excelem wie, że tworzenie raportów w tym programie to czasochłonny proces, który wymaga ręcznego zbierania danych, formatowania tabel i przygotowywania wykresów, a czasem jeszcze przeklejania ich do innych plików (na przykład prezentacji). Przy dużej liczbie arkuszy i użytkowników łatwo o błędy, niespójności i problemy z aktualnością informacji. Każda zmiana wymaga ponownego scalania czy sprawdzania danych, co sprawia, że raporty szybko się dezaktualizują. Do tego jeszcze nawet gdy bardzo się napracujemy, efekt wizualny raportu i jego czytelność mogą pozostawiać wiele do życzenia.
Można to zrobić lepiej – AdaptiveGRC eliminuje ten problem dzięki wbudowanemu modułowi raportowania. System automatycznie generuje raporty na podstawie najnowszych danych, umożliwiając ich szybkie filtrowanie i analizę. W zależności od potrzeb użytkownik może dostosować zakres informacji i format raportu bez konieczności ręcznego przetwarzania plików, zachowując jedno źródło prawdy danych. Dzięki temu organizacja oszczędza czas, eliminuje błędy ludzkie i zyskuje pełny wgląd w aktualny stan audytów, ryzyk i działań korygujących. Wszystko w jednym miejscu, bez konieczności przeklejania danych z arkusza do arkusza. I to w ładnej, czytelnej formie.
7. Profesjonalne wsparcie i wiedza zawsze pod ręką
Excel to jedynie narzędzie – jego skuteczność zależy wyłącznie od wiedzy i umiejętności osoby, która go używa. Oczywiście jeśli nie wiemy jak coś zrobić w tym programie możemy skorzystać z jednego z tutoriali lub porad dostępnych w Internecie. Jednak poszukiwanie instrukcji, które pokażą nam jak wykonać określoną czynność może być czasochłonne i nie zawsze skuteczne.
Co ważniejsze – Excel nie oferuje również wsparcia merytorycznego w zakresie zarządzania ryzykiem, audytem czy zgodnością – użytkownik musi sam znać najlepsze praktyki i wdrażać je na własną rękę.
AdaptiveGRC to nie tylko narzędzie, ale przede wszystkim kompleksowa platforma wspierająca użytkowników na wielu poziomach. Oprócz profesjonalnego wsparcia technicznego systemu zapewniamy dostęp do wiedzy eksperckiej i najlepszych praktyk branżowych. Przed wdrożeniem systemu użytkownicy uczestniczą w warsztatach, które pomagają zoptymalizować procesy i dostosować go do realnych potrzeb organizacji. Co więcej, AdaptiveGRC jest stale aktualizowane zgodnie z najnowszymi regulacjami, dzięki czemu użytkownicy mają pewność, że ich procesy są zgodne z obowiązującymi przepisami.
Czas na zmianę!
Excel przez lata był narzędziem pierwszego wyboru dla audytorów, ale jego ograniczenia stają się coraz bardziej uciążliwe w czasach, gdy poziom złożoności procesów GRC i ilość generowanych przez firmy danych rośnie w oszałamiającym tempie. Brak automatyzacji, problemy ze skalowalnością, niska jakość danych czy brak powiązań między danymi sprawiają, że w dynamicznym środowisku biznesowym staje się on bardziej przeszkodą niż wsparciem.
Nowoczesne narzędzia, takie jak AdaptiveGRC, eliminują te ograniczenia, oferując automatyzację, kontrolę dostępu, integrację danych i zgodność z regulacjami.
Dlaczego warto zastąpić Excel specjalistycznym oprogramowaniem?
Audyt stopniowo odchodzi od Excela, ale świadomość tego nie dotarła jeszcze do wszystkich decydentów. Przyzwyczajenie lub przekonanie, że „przecież od lat wszystko dobrze działa”, to częste zjawisko. Konserwatywne podejście osób zarządzających sprawia, że audytorzy często napotykają opór – Excel w audycie „działa wystarczająco dobrze” i jest powszechnie znanym narzędziem.
Jak więc skutecznie argumentować za jego zastąpieniem?
- Pokaż straty czasu i ryzyko błędów – Excel wymaga ręcznej pracy, a każda pomyłka może mieć poważne konsekwencje.
- Podkreśl potencjalne oszczędności – czas spędzony na ręcznym raportowaniu i zarządzaniu plikami można wykorzystać na działania o realnej wartości biznesowej.
- Zwróć uwagę na bezpieczeństwo i zgodność – Excel nie spełnia wymogów regulacyjnych, co może narazić firmę na sankcje i straty finansowe.
- Zorganizuj darmową prezentację AdaptiveGRC – zamiast opowiadać o możliwościach systemu warto pokazać jak działa w praktyce i zaprezentować raport z audytu jakiego wcześniej w Twojej organizacji nie widziano.
Przekonanie zarządu do zmiany narzędzia nie zawsze jest łatwe, ale argumenty oparte na realnych korzyściach, oszczędnościach i bezpieczeństwie mogą przechylić szalę decyzji. Excel nie jest już najlepszym rozwiązaniem dla nowoczesnego audytu – czas na system, który odpowiada na realne potrzeby organizacji.
