Większość instytucji finansowych w Polsce co roku przechodzi ocenę procesu BION (Badanie i Ocena Nadzorcza), prowadzoną przez Komisję Nadzoru Finansowego (KNF). Dla instytucji bankowych oraz ubezpieczeniowych jest to kluczowy proces, w ramach którego ocenie podlegają nie tylko poziomy ryzyka, ale również jakość zarządzania ryzykiem, kapitał pokrywający ryzyko oraz zgodność działalności z regulacjami wewnętrznymi i przepisami prawa. Wyniki oceny BION oraz rekomendacje KNF mają znaczący wpływ na działania instytucji oraz intensywność nadzoru – niska ocena BION może skutkować dodatkowymi kontrolami ze strony regulatora i koniecznością wdrożenia działań naprawczych.
Szczególne wyzwania przy wypełnianiu kwestionariusza BION
Co rok Regulator podkreśla istotność problemów związanych z wypełnianiem kwestionariuszy BION, zwłaszcza trudności w zapewnieniu spójności i szczegółowości odpowiedzi. Kluczowe kryteria wymagające dodatkowej uwagi to:
Spójność odpowiedzi w kwestionariuszu BION:
- Odpowiedzi powinny być spójne pomiędzy poszczególnymi latami,
- Konieczne jest zachowanie spójności odpowiedzi w różnych obszarach ankiety,
- Ważna jest również spójność pomiędzy jednostkami instytucji, zwłaszcza w przypadku dużych grup kapitałowych
Planowanie i realizacja działań naprawczych:
- KNF oczekuje, że banki wdrożą działania naprawcze, jeśli wynik BION wskaże obszary do poprawy, i będą regularnie monitorować ich realizację.
Trudności w zapewnieniu spójności – wyzwania metodyki BION
Spójność odpowiedzi jest niezbędnym elementem poprawnie wypełnionego kwestionariusza BION, jednak jej osiągnięcie nie jest proste. Wiele instytucji wypełnia kwestionariusz tradycyjnie, co wymaga zaangażowania licznych zespołów, tradycyjnych narzędzi, takich jak Excel i komunikacja mailowa, co zwiększa ryzyko błędów. Wypełnianie kwestionariuszy BION w dużych grupach operacyjnych jest wyjątkowo złożone i czasochłonne, a zapewnienie jednolitości danych wymaga dokładnej koordynacji działań między oddziałami i spółkami grupy.
AdaptiveBION – narzędzie do wsparcia procesu oceny BION
Aby skutecznie i zgodnie z wymaganiami KNF przygotować kwestionariusz BION, instytucje mogą skorzystać z AdaptiveBION – kompleksowego narzędzia do zarządzania procesem BION. AdaptiveBION umożliwia m.in.:
- Wypełnianie kwestionariuszy dla wielu jednostek,
- Rejestrowanie i monitorowanie działań naprawczych,
- Weryfikację i akceptację odpowiedzi, a także ich eksport w formie zgodnej z wymogami KNF.
AdaptiveBION wspiera zarówno mniejsze jednostki, jak i duże grupy kapitałowe, zapewniając funkcjonalności takie jak:
- Automatyczna analiza kwestionariuszy BION, obejmująca porównanie pytań rok do roku,
- Automatyczne tworzenie powiązań między pytaniami w kwestionariuszu, co przyspiesza pracę i zwiększa dokładność odpowiedzi, ponieważ użytkownik ma bezpośredni dostęp do odpowiedzi z poprzedniego roku,
- Obsługa procesu przydzielenia pytań, udzielania odpowiedzi oraz akceptacji, z możliwością monitorowania postępu w czasie rzeczywistym.
Proces przygotowania kwestionariusza BION w praktyce
Proces rozpoczyna się od zaimportowania kwestionariuszy BION do systemu. AdaptiveBION automatycznie porównuje pytania z bieżącego oraz poprzedniego roku, co pozwala na wykrycie podobieństw pomiędzy obecnym a wcześniejszymi kwestionariuszami i zmapowanie zbieżnych pytań. Podczas wypełniania kwestionariusza użytkownicy mogą konsultować odpowiedzi oraz posiłkować się odpowiedziami z poprzednich lat lub z innych oddziałów, które dostępna są w bezpośrednim widoku w aplikacji. Platforma pozwala również na bieżące śledzenie zmian w odpowiedzi na pytanie (w porównaniu z poprzednim rokiem) oraz rejestruje każdą wersję pytania i jego zmiany.
Po zakończeniu przygotowywania odpowiedzi, każde pytanie przechodzi proces akceptacji, które można zdefiniować na kilku poziomach, angażując w niego działy merytoryczne, compliance oraz audyt. Końcowe odpowiedzi o eksportowane są bezpośrednio do oryginalnego formatu pliku przesłanego przez KNF. Takie podejście pozwala na efektywne zarządzanie procesem BION i minimalizuje ryzyko błędów.
Przeczytaj, jak AdaptiveGRC skróciło czas potrzebny na przeprowadzenie złożonych ocen ryzyka o 20% – case study Cyfrowe samooceny w Santander Banku.
Ocena BION – pozostałe zagadnienia
W niniejszym artykule omówiliśmy przede wszystkim kwestie związane z zachowaniem spójności informacji w kwestionariuszu z perspektywy jednej spółki oraz całej grupy. W kolejnym artykule przedstawimy zagadnienia dotyczące planowania i realizacji działań naprawczych oraz możliwości narzędziowego wsparcia firm w kontekście nowych wymogów nałożonych przez ustawę o ochronie danych osobowych RODO/GDPR.
Aby nie przegapić kolejnej części artykułu, zapisz się na newsletter!
