Audyt wewnętrzny to proces, który odgrywa kluczową rolę w zarządzaniu organizacją, niezależnie od jej wielkości, ponieważ dzięki niemu, można oceniać efektywność zarządzania procesami operacyjnymi oraz zgodność z obowiązującymi przepisami. Audyt wewnętrzny będący m.in. niezależną działalnością doradczą, ma na celu również minimalizację ryzyka i pomoc w osiągnięciu celów organizacji, a identyfikacja obszarów wymagających usprawnień jest niezbędną jego częścią. Wraz z rosnącym poziomem złożoności działalności organizacji, audyt wewnętrzny staje się coraz bardziej istotny w różnych obszarach. Sprawdź, jakie są poszczególne etapy przeprowadzania audytu wewnętrznego, które obszary mogą być audytowane, i jak wygląda lista kontrolna wymaganych dokumentów, aby audyt operacyjny został przeprowadzony efektywnie.
Jak audyt wewnętrzny pomaga organizacji?
Audyt wewnętrzny oferuje liczne korzyści, m.in. wspierając kierownika jednostki poprzez systematyczne dostarczanie wglądu w funkcjonowanie firmy, a także przekazując wnioski dotyczące poprawy w organizacji, które mogą znacząco pomóc przedsiębiorstwom w realizacji celów poprzez systematyczne działania korygujące i metodyczne podejście.
Jest on działalnością niezależną, która obejmuje różne rodzaje audytu wewnętrznego, m.in. kontrolę tego, czy dokumenty finansowe spełniają wymagania normy. Audyt wewnętrzny identyfikuje również obszary wymagające poprawy w organizacji oraz dostarcza kadrze biznesowo-zarządczej informacji dotyczących zarządzania ryzykiem. Dzięki audytom wewnętrznym, można zatem ocenić skuteczność zarządzania jakością i zgodność ze standardami, takimi jak np. lista kontrolna wymagań ISO 9001.
Audyt charakteryzuje się ograniczoną możliwością bezpośredniego kierowania przedmiotem audytu, co zapewnia obiektywizm. Obejmuje również czynności doradcze, które mogą prowadzić do działań korygujących i optymalizacji procesów organizacji. W rezultacie firma może osiągnąć oszczędności kosztów i zwiększyć poziom zadowolenia klientów, a także zrealizować założone cele strategiczne.
Jak zatem efektywnie zaplanować skuteczny audyt wewnętrzny?
Wstępne etapy planowania audytu
Każdy projekt audytu powinien zaczynać się od jasnego zrozumienia powodów włączenia go do programu kontroli wewnętrznej. Zatem przed przystąpieniem do pracy, należy odpowiedzieć sobie na kluczowe pytania:
- Dlaczego projekt został zatwierdzony do planu audytu wewnętrznego?
- Jak audyt wewnętrzny pomaga organizacji w osiąganiu jej celów i założeń?
- Czy dany proces był wcześniej audytowany, a jeśli tak, jakie były wyniki poprzednich audytów?
- Czy wyniki audytu lub niezgodności zostały zbadane i skorygowane zgodnie z planem wdrażania?
- Czy w ostatnim czasie lub od ostatniego audytu zaszły znaczące zmiany w procesie?
- Jaki jest zakres projektu i jakie konkretne wymagania muszą zostać spełnione, aby osiągnąć sukces?
Dodatkowo, uczestnicy projektu powinni przeanalizować wcześniejsze raporty audytowe i zapoznać się z poprzednimi audytami wewnętrznymi, aby odświeżyć wiedzę na temat środowiska i zakresu projektu. Zespół może również przeglądać standardy, ramy oraz wymagania regulacyjne związane z audytem. Metodyczne podejście, np. regularne raportowanie celów audytu do kierownictwa, jest istotne dla utrzymania przejrzystości i zgodności z planem działania firmy.
Zaangażowanie ekspertów ds. ryzyka i procesów
Audyt wewnętrzny oparty na firmowych informacjach jest kluczowy do oceny procesów i tego, czy spełniają one wymagane normy. Aby audyty wewnętrzne były efektywne i skuteczne w zmieniającym się środowisku biznesowym, zaleca się korzystanie z zewnętrznej wiedzy specjalistycznej, nawet bez formalnego audytu zewnętrznego.
Organizacje mogą angażować ekspertów ds. procesów (SME) z renomowanych firm, takich jak Deloitte, EY, PwC, KPMG oraz innych konsultantów. Tacy specjaliści dostarczają dodatkowych wskazówek dotyczących wymagań regulacyjnych, bezpieczeństwa informacji i procesów biznesowych.
Współpracując z zewnętrznymi partnerami należy ujawnić innym zainteresowanym stronom relacje konsultingowe, aby uniknąć konfliktu interesów. Jednak posiadanie odpowiednich ludzi do realizacji działań audytowych jest kluczowe, a angażowanie SME może usprawnić przebieg audytu i zredukować potencjalne problemy.
Międzynarodowe ramy praktyk zawodowych (IPPF) dla audytu wewnętrznego
Zbiór wytycznych opracowanych przez Institute of Internal Auditors (IIA) jest zawarty w Międzynarodowych Ramach Praktyk Zawodowych (IPPF). Dokument ten obejmuje zarówno obowiązkowe, jak i zalecane praktyki, które mają wspierać ogólną misję: „Zwiększanie i ochrona wartości organizacyjnej poprzez dostarczanie obiektywnej oceny i doradztwa”.
Kluczowe elementy IPPF to Podstawowe Zasady dla Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego, Definicja Audytu Wewnętrznego, Kodeks Etyki oraz Międzynarodowe Standardy dla Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego.
Oprócz wytycznych od IIA, organizacje takie jak ISACA również oferują cenne wskazówki dotyczące procesu audytu wewnętrznego, które pomagają zapewnić zgodność wymagań normy, oceny ryzyk i skuteczność działań audytowych.
Ramy procesu audytu wewnętrznego
Chociaż podejście do audytu wewnętrznego i zarządzania ryzykiem powinno prowadzić do stworzenia programu audytowego dostosowanego do indywidualnych potrzeb każdej organizacji, wykorzystanie istniejących ram, takich jak COSO 2013 Internal Control — Integrated Framework, może przynieść znaczące korzyści. Pomaga to zespołowi audytowemu uniknąć „odkrywania koła na nowo”, a przed wdrożeniem konkretnej ramy, zespół audytu wewnętrznego wraz z kierownictwem powinien ocenić ją w kontekście świadczonych usług i działalności firmy.
COSO 2013 Internal Control — Integrated Framework (ICIF) jest często wykorzystywany w celu zapewnienia zgodności z ustawą Sarbanes-Oxley (SOX). Jednak audytorzy wewnętrzni mogą także zastosować te ramy do stworzenia bardziej kompleksowego programu audytowego. COSO ICIF koncentruje się na takich obszarach jak zapobieganie oszustwom, wewnętrzne kontrole oraz raportowanie finansowe. Obejmuje również takie aspekty jak ogólne środowisko kontroli organizacji, informacja i komunikacja oraz kwestia zarządzania ryzykiem.
Wstępna lista żądań dokumentów
Lista żądania dokumentów, znana także jako Lista Żądania Dowodów lub po prostu Lista Żądań, jest nieodzownym narzędziem każdej kontroli wewnętrznej. Jest to elastyczny dokument, który może obejmować harmonogram wywiadów, żądania dowodów, polityki, procedury, raporty, dokumentację pomocniczą, schematy i inne kluczowe informacje. Jej celem jest dostarczenie audytorom wszelkich niezbędnych materiałów i danych potrzebnych do skutecznego przeprowadzenia audytu wewnętrznego wyznaczonych projektów.
Zbieranie i uzyskiwanie dokumentacji dotyczącej działania poszczególnych procesów jest ważnym krokiem w przygotowaniach do audytu. Te żądania powinny być przekazane interesariuszom jak najwcześniej w fazie planowania, aby dać im wystarczająco dużo czasu na dostarczenie wymaganych dowodów. W miarę napływu dokumentów, zespół audytu wewnętrznego powinien regularnie przeglądać zgromadzone materiały pod kątem ewentualnych działań uzupełniających oraz aktualizować listę żądań, zamykając pozycje, które zostały zrealizowane.
Aby uzyskać pełne zrozumienie kluczowych raportów, należy złożyć następujące żądania:
- Opis i lista danych podstawowych dotyczących obszarów objętych audytem, w tym wszystkie pola danych i atrybuty;
- Wszystkie polityki, dokumenty procedur, schematy przepływu pracy i struktury organizacyjne;
- Kluczowe raporty wykorzystywane do zarządzania efektywnością, wydajnością i sukcesem procesów;
- Dostęp do kluczowych aplikacji używanych w procesie, najlepiej z uprawnieniami tylko do odczytu.
Na podstawie otrzymanych danych podstawowych, audytorzy mogą dokonać szczegółowego wyboru prób do testowania, aby upewnić się, że procesy i kontrole są realizowane skutecznie i zgodnie z projektem za każdym razem.
Organizacja spotkania planistycznego z kluczowymi interesariuszami biznesowymi
Przed spotkaniem z interesariuszami biznesowymi, należy uwzględnić to, aby zespół odbył wewnętrzne spotkanie w celu potwierdzenia celów strategicznych i omówienia planu audytu oraz kluczowych obszarów i działów. Audytorzy powinni dokładnie przyjrzeć się definicji podanej w dokumentach, przygotować listę kontrolną oraz upewnić się, że system zarządzania jest odpowiednio wdrożony.
Po uzgodnieniu szczegółów, zespół audytowy powinien zorganizować spotkanie planistyczne z interesariuszami biznesowymi dla objętych zakresem procesów. To zapewnia jednolite zrozumienie i koordynację działań audytowych.
Przygotowanie kwestionariusza po wstępnych badaniach tworzy pozytywną atmosferę dla przeprowadzania audytu, pokazując profesjonalizm i gotowość zespołu do całego procesu.
Przygotowanie programu audytowego
Po zakończeniu wstępnego planowania, konsultacjach z ekspertami i analizie odpowiednich ram, zespół audytu wewnętrznego jest gotowy do stworzenia programu audytowego. Osoby odpowiedzialne mogą korzystać z wcześniejszych programów audytowych, aby lepiej zaprojektować bieżące i przyszłe procedury.
Co powinien zawierać program audytowy?
Podsumowanie i cel programu audytowego – raporty z audytów wewnętrznych są zazwyczaj skierowane do kierownictwa i zarządu, dlatego dostarczenie streszczenia programu audytowego i jego wyników daje odbiorcom ogólny obraz audytu i rezultatów.
Cele procesu i odpowiedzialność – dokumentowanie celów procesu i przypisanie odpowiedzialności właścicielom podczas tworzenia programu audytowego.
Ryzyka procesu – oprócz celów procesu, należy również notować zarządzanie ryzykiem związane z procesem.
Kontrole łagodzące ryzyka procesu – po udokumentowaniu szczegółów dotyczących procesu, w tym zarządzania ryzykiem, zespół audytowy powinien zidentyfikować kontrole łagodzące ryzyka. Można tu również uwzględnić mechanizmy kompensacyjne.
Atrybuty kontroli – są to elementy i cechy działania kontrolnego kluczowe dla jego skuteczności. Ważne pytania, które należy zadać i udokumentować, to:
- Czy kontrola jest zapobiegawcza, czy detekcyjna? Jeśli detekcyjna, to czy wymaga działań korygujących?
- Jak często kontrola jest wykonywana (np. codziennie, tygodniowo, miesięcznie)?
- Jakiego rodzaju zarządzania ryzykiem łagodzi kontrola (oszustwa, operacyjne, bezpieczeństwa)?
- Czy kontrola jest wykonywana ręcznie, przez aplikację, czy jest to kombinacja obu?
- Jak prawdopodobne jest wystąpienie ryzyka?
- Jakie byłoby oddziaływanie ryzyka, gdyby się zmaterializowało?
- Jakie dowody są potrzebne zespołowi audytowemu do przeprowadzenia procedur testowania?
Procedury testowania i metody kontroli podczas audytu
Istnieją cztery metody testowania kontroli w ramach audytu. Często muszą być one łączone, aby dokładnie przetestować kontrolę. Jest to:
- Zapytanie o to, jak kontrola jest wykonywana.
- Obserwowanie wykonywania kontroli w czasie rzeczywistym.
- Przegląd dokumentacji potwierdzającej wykonanie kontroli.
- Samodzielne przeprowadzenie kontroli w celu potwierdzenia wyników.
Kompleksowy program audytowy zawiera wrażliwe informacje o firmie. W związku z tym dostęp do pełnych programów audytowych powinien być ograniczony do odpowiedniego personelu i udostępniany tylko za zgodą.
Ocena i planowanie programu audytowego
Przed rozpoczęciem prac terenowych, programy audytowe, zwłaszcza te dotyczące obszarów wcześniej nieaudytowanych, muszą przejść przez kilka etapów przeglądu i akceptacji. Wstępny program audytowy oraz procedury planowania audytu wewnętrznego powinny być przeglądane i zatwierdzane przez następujące osoby:
- Kierownik audytu wewnętrznego,
- Główny audytor,
- Ekspert merytoryczny,
- Główna osoba kontaktowa w zarządzie.
Audytorzy wewnętrzni, którzy tworzą i dokumentują programy audytowe od podstaw, bazując na podejściu opartym na ryzyku, zyskują większą kompetencję i są lepiej przygotowani do audytów w obszarach rzadko badanych. Gdy zespoły audytowe poświęcają więcej czasu i zasobów na kluczowe cele organizacji, wzrasta ich satysfakcja z pracy, ponieważ zajmują się bardziej interesującymi projektami i wywierają realny wpływ na organizację.
Podsumowanie
Audyt wewnętrzny to niezastąpione narzędzie zarządzania, które pomaga organizacjom zidentyfikować obszary, które wymagają usprawnień, a także zminimalizować ryzyko i zapewniać zgodność z wymaganiami normy. Dzięki systematycznemu podejściu do oceny procesów operacyjnych i zarządzania ryzykiem, audyt wewnętrzny wspiera organizacje w osiąganiu ich celów strategicznych.
Warto podkreślić, że skuteczny audyt wewnętrzny nie kończy się na identyfikacji problemów i poprawności danych. Rekomendacje wynikające z audytu powinny być wdrażane i monitorowane, aby organizacja mogła realnie korzystać z wyników audytu. Regularne przeprowadzanie audytów wewnętrznych pozwala na bieżąco dostosowywać działania do zmieniających się warunków rynkowych i regulacyjnych, co jest kluczowe dla długoterminowego sukcesu przedsiębiorstw.
Podsumowując, inwestowanie w solidny program audytu wewnętrznego to krok w stronę lepszego zarządzania, zwiększenia przejrzystości oraz budowania zaufania wśród interesariuszy. Organizacje, które priorytetowo traktują audyt wewnętrzny, są lepiej przygotowane do stawienia czoła wyzwaniom i wykorzystywania pojawiających się szans, co w konsekwencji prowadzi do ich trwałego rozwoju i sukcesu.
