Jest dużo (innych) ryb w morzu. Dlaczego wybór dostawcy jest teraz ważniejszy niż kiedykolwiek?
Technologie powodują szybkie zmiany w środowisku biznesowym. W ciągu ostatnich kilku lat rozwinęliśmy zdolność zadawania właściwych pytań. Zamiast zastanawiać się nad outsourcingiem jako kanałem innowacji rynków, zaczynamy badać, jak może on poprawić i wspierać strategie firm oraz dlaczego tradycyjne formy outsourcingu umarły. Proaktywna innowacja w wielu przypadkach oznacza współpracę z dostawcami. Z pozycji dostawców back-office stają się oni kluczowymi graczami w wielu dziedzinach, czasami nawet osiągając rolę strategicznego doradcy pomagającego firmom transformować się na wielu poziomach.
Pisząc ten post, miałem na celu podkreślenie rosnącego znaczenia zarządzania wyborem dostawców. Niektóre przykładowe zdarzenie jakie miały miejsce wymienione poniżej pokazują, jakie błędy popełnione na etapie wyboru podwykonawców, skutkowały kryzysami na późniejszych etapach.
Główne wnioski:
- Dlaczego dostawca nie ma już wyboru i musi być zwinny?
- Jakie są konsekwencje, gdy postawisz na złego dostawcę?
Więc, jak wybrać najlepszego dostawcę, budować skuteczne relacje i wspierać współpracę jako udaną rozwiązanie dla wszystkich stron?
Według badania Deloitte Global Outsourcing Survey 2018, unikanie tradycyjnych przeszkód takich jak przedłużające się planowanie wstępne, długie czasy wdrażania i długoterminowe kontrakty umożliwia firmom być bardziej zwinnymi, szybko się rozwijać, wchodzić na nowe rynki i reorganizaować operacje wewnętrzne. W tym samym badaniu liderzy biznesu przyznali, że optymalizacja kosztów już nie jest najważniejsza (nawet nie znajduje się w „piątce najważniejszych”). Zamiast tego, firmy szukają rozwiązań i partnerów mających zdolności dostarczania konkurencyjnych procesów, które pozwalają im być bardziej zwinne, efektywne i skuteczne. Więc… poszukiwanie dostawcy wydaje się być jak szukanie dobrze dopasowanego pracownika spełniającego potrzeby firmy? Najwyraźniej tak — zwłaszcza w czasach, gdy outsourcing zaczął odgrywać główną rolę w obecnym środowisku biznesowym. Dostawca, podwykonawca, przetwarzający dane, strona trzecia — możemy ich nazywać na wiele sposobów. Przede wszystkim najważniejsze jest zdać sobie sprawę, że…
…Zwinność równa się stabilności
W serii artykułów McKinsey na temat zwinności, jeden z pięciu trendów to organizacja jako żywy organizm. Tak jak ludzkie ciało szybko reaguje na mikroby tylko wtedy, gdy jest w dobrym, stabilnym stanie, biznes jest w stanie natychmiast odpowiedzieć na wyzwania i szanse tylko wtedy, gdy ma silny kręgosłup. Zmagając się z procesami związanymi z danymi, potrzebni są godni zaufania trzecie strony. Wyobraź sobie, że powierzasz bardzo ważne zadanie nowemu, niesprawdzonemu, pierwszemu z brzegu partnerowi, a następnie zapytaj siebie…
Co może pójść źle?
Odpowiedź brzmi: wszystko! Niepowodzenia podwykonawcy w działaniu mogą być obarczone poważnymi konsekwencjami niezależnie od skali biznesu. Mogą nawet wykraczać poza granice świata biznesu, dotykając na przykład polityki.
Wszyscy znamy przypadki, gdy błędy stron trzecich (zamierzone czy nie) spowodowały poważne kryzysy. Dla mnie jedną z takich sytuacji jest niewątpliwie kryzys z lat 2016–2017 jednego z największych telekomów w Polsce, z zewnętrzną agencją marketingową i ich pracownikami call center kradnącymi dane kontaktowe klientów i sprzedającymi je konkurencji firmy. Czy ktoś pamięta nazwę dostawcy? Prawdopodobnie nie. Ale wszyscy pamiętają wpadkę i nazwę telekomu.
A polityka? Procesy głosowania są coraz bardziej zależne od technologii (a więc i dostawcy). Weźmy na przykład polskie wybory regionalne w 2014 roku. Firma została wybrana przez Polską Komisję Wyborczą i otrzymała zadanie uruchomienia platformy online zdolnej do liczenia głosów z ponad 25 tys. komisji wyborczych (31 mln możliwych głosów). Istniało właściwie jedno kryterium wyboru dostawcy i tak, było to cena. Przygotowany system głosowania spowodował chaos i doprowadził do dymisji wszystkich członków Komisji Wyborczej. Było dziecinnie łatwo zaatakować przez hakera i miało błędy, które całkowicie podważyły społeczne zaufanie do poprawności procesów wyborczych (np. po przeliczeniu głosów w wyborach na Burmistrza Miasta Szczecin, system ogłosił zwycięzcą kandydata, który nie był wymieniony w tym okręgu). Nazwa dostawcy dawno zapomniana, ponieważ firma już nie istnieje. Ale nazwiska i twarze odpowiedzialnych urzędników Komisji Wyborczej są nadal dobrze zapamiętane.
Konsekwencje
Rzadko kiedy dostawca bierze na siebie odpowiedzialność, a zazwyczaj to kupujący musi ją zaakceptować. Oczywiście, możesz pójść do sądu i wyciągnąć konsekwencje później, ale czy Twoi klienci będą się tym przejmować? To kupujący jest odpowiedzialny za wykonanie swoich dostawców. Jeśli dostawca nie działa dobrze, to jego wina, ale to kupujący będzie cierpieć w następstwie jako szkoda uboczna:
- Utrata reputacji
- Kary za niezgodność (regulacje)
- Odpowiedzialność prawna
- Operacyjne i biznesowe przerwy
Długotrwała relacja z dostawcą? Czy to jest do zarządzania?
Dostawcy powodują ryzyko i dla mnie ryzyko oznacza „można nim zarządzać”. Możliwe jest, aby firmy miały procesy zarządzania ryzykiem dostawcy, możliwe jest, aby procesy te były efektywne. Jeśli dotarłeś tutaj ze swoją lekturą, mam dla Ciebie świetne wieści. Pracuję nad kolejnym tekstem, który będzie miał na celu przedstawienie, jak zbudować efektywne procesy zarządzania ryzykiem i jak robić to długoterminowo. Poprowadzę Cię krok po kroku:
Pokażę Ci, jak zacząć
- Utwórz profile ryzyka dostawcy
- Zapewnij zgodność stron trzecich
- Wybierz najbardziej ryzykownych dostawców do audytu
- Zminimalizuj ryzyko pochodzące od stron trzecich
I ujawnię sekret, jak zbudować relacje biznesową opartą na wartości, którą dostawca ciągle dostarcza klientowi.
